上班力 提高效率

同時身為兩家科技巨頭執行長卻還能享受休閒週末!Twitter 創辦人教你如何運用時間和帶領團隊

2021-12-08

創新點:五小時的密集會議,省掉未來50小時的零星討論。

 

本文四大重點:1. 用「時間安排表」維持生活節奏。2. 讓開會事半功倍的秘訣。3. 以正確的獎金發放,培養員工向心力。4. 讓員工適得其所,發揮最大價值。

 

11月29日,Twitter 的共同創辦人和執行長 Jack Dorsey 宣佈將離開 Twitter。他之後將會花更多的時間在他創辦的另一家公司: Square。但在過去一段不短的時間,Jack Dorsey 不僅能同時扮演好 Twitter 和 Square 執行長的角色,周末依然擁有自己的休閒時光!同樣一天只有24小時,他是如何辦到的?本文將分享他時間規劃與帶領團隊的智慧,讓我們透過提高工作效率與增加團隊合作,達到工作與生活的平衡。

 

1. 用「時間安排表」維持生活節奏

面對Twitter 和 Square雙重的營運壓力,Jack Dorsey透過自行擬訂的「時間安排表」,根據每日不同的工作主題設定,讓自己到達公司都能專注當前工作,並減輕自己在面對繁瑣事項造成的煩躁感,提高辦事效率。

周一是會議和商務日;周二是產品和開發日;周三是市場和財務日;周四是外部關係日,周五是公司文化日。Jack Dorsey的時間安排表不僅自己實行,也在公司落實。

Jack Dorsey認為,每家企業都必須發展出適合該企業的的時間管理模式,像是Twitter 和 Square身處的科技產業,為了在激烈的市場競爭下讓公司穩定運行,必須在公司裡避免枯燥的氛圍,營造出輕鬆愉快的步調,保持員工積極的工作態度。

 

(圖片來源:flickr

2. 讓開會事半功倍的秘訣

集思廣益,是每次開會渴望達到的目標,然而隨著開會時間的冗長或是內容的繁雜,導致與會人員注意力不集中,事倍功半。

為了避免沒效率的開會,Jack Dorsey把近一周或一個月的工作計畫,用5小時的會議時間,徹底討論並擬定執行計畫。Jack Dorsey認為,集中討論能避免後續用零碎時間討論細節,既無法提升效率也消磨員工對工作的熱情。會議過程中,Jack Dorsey也堅持與會人員不使用手機或電腦等電子設備,要求大家專注討論。

詳細紀錄每個會議內容且公告給所有員工,是Jack Dorsey開會的另項原則。Jack Dorsey堅持,只要在公司進行2人以上的會議,就必須寫會議紀錄。即便Jack Dorsey每天收到30則以上的會議紀錄,他認為公司發生的每一件事情,小至程式出錯、新合作夥伴、未完成合約,大至推出新產品或重要評估等等,每個員工都有知道的權利,因為公司興敗與員工的關係密不可分。

Jack Dorsey認為,當公司營運透明化及員工間互相信任,公司目標才會成為全體員工的共識,讓公司邁向成功。

 

(圖片來源:flickr

3. 以正確的獎金發放,培養員工向心力

Jack Dorsey能勝任Twitter 和 Square的CEO,除了公司營運有賴Jack Dorsey在大學時代主修程式設計的專業,他分別在2013年將自己10%的Square股利,以及2015年近三分之一的Twitter股權分配給員工做為獎勵。Jack Dorsey這種大方的上司形象讓他在管理員工時特別順利。

大家納悶Jack Dorsey怎麼如此慷慨解囊,將理當屬於自己的利潤分給員工?Jack Dorsey回答,因為員工是公司最重要的資產,當公司賺錢時,員工得到一筆獎勵金,這很正常。以個人財富獎勵員工,Jack Dorsey希望自己能當個好的典範,讓其他企業的CEO能夠一同表達對員工的關心,讓整家公司從上到下禍福與共。

但在獎金發放方面,Jack Dorsey堅持,不該是一次發放全部,而是透過階段性發放獎金,讓員工固定一段時間就會得到額外的獎金,降低離職率。

 

4. 讓員工適得其所,發揮最大價值

Jack Dorsey自喻為總編輯,並解釋:「每位CEO都是總編輯,負責統整所有人的想法,並且把它們濃縮、編輯成一個和諧而完整的故事。」幫助每位員工發揮各自的專長,整合所有員工的想法,是身為CEO最重要的職責所在。

在競爭激烈的網路市場, Jack Dorsey相信集思廣益能幫助Twitter 和 Square在競爭激烈的產業中嶄露頭角。透過虛心接納員工的意見,讓員工認為,自己不單是工作的機器,只要勇敢提出對公司的任何想法,就有實現的可能,甚至是大幅度改變公司方向。

 

(圖片來源:flickr

 

我們可以從Jack Dorsey將時間安排表應用在公司,以及將自身利潤分享給員工的概念傳達給其他企業,這兩點發現,正確的管理方式除了管理自己,更重要的是對給周遭的人好的影響。

過往的企業,希望找到精明能練的CEO,借助他的才能帶領公司走向下個事業高峰。但隨著市場更加競爭,在有效的時間運用以及員工管理下,讓公司達到集思廣益,才是在日趨競爭產業,讓企業更上一層樓的根本之道。

(本篇首次刊登於2017年3月7日,原標題是:管理新趨勢:同時身為兩家公司的CEO教你如何時間運用和員工管理)

 

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參考資料:

1. Q&A with Jack Dorsey

2. Jack Dorsey says there’s ‘no time frame’ for quitting his CEO jobs at Twitter or Square

3. TWITTER IS BETTING EVERYTHING ON JACK DORSEY. WILL IT WORK?

 

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