大師智慧

用Excel增加你的人脈!跟麥肯錫分析師學習這3招提升職場競爭力

2017-08-17

上班之後時間過的簡直是嗖嗖嗖的,尤其在麥肯錫,大家的「資歷」 都是按月算的,自報家門的時候,會說「我是1+10 BA」,「我是3 +5 EM」 就是一年十個月分析師,三年五個月項目經理的意思。大概幹咱們這行的時間寶貴成長飛速,一個月能抵小半年,所以分分秒秒不能放過。

 

創新點:3招提升職場競爭力的方法:用Excel增加自己的人際關係、製作一本反思筆記本以及固定去接觸工作領域外的知識。

 

原文出自《36Kr》。原標題:在麥肯錫工作10個月之後,我總結了3條特別好用的職場“法寶”。36 氪(36Kr.com)是大陸一個關注網路創業的科技媒體網站。

 

寫任職「10個月」的時候猶豫了一下,感覺自己的資歷跟資深分析師比起來實在是少得可憐,進入職場也才區區一年不到。不過話又說回來,經驗積累和工作時長並不完全成正比,如果可以早點讓自己get smart,事半功倍,那豈不是更妙。

剛好不久前做了一個線上分享,第一次聊了聊我的職場經驗,細心準備了一些秘訣,今天跟大家以文字的形式和盤托出。

 

1. 建立並培養你職場裡的mentor和sponsor

在麥肯錫,導師有兩種:mentor和sponsor,我剛聽說的時候一直沒搞清楚這兩者的區別,直到某天看到這張海報。

 

(圖片擷取:36Kr

 

Mentor是那些對你說「一起喝杯咖啡吧」的人。他們是職場裡的「迴聲板」,在你面臨選擇的時候給你建議,和你分享自己的經驗和想法。他們為你的成功而高興。

Sponsor是那些對你說「跟我一起來這個會議吧」的人。他們在職場裡提攜你,把你推上更高的平台,磨練你的技能,給你發光發亮的機會,讓你成長。當你成功時,他們臉上也有光。

說的再直接些,mentor並不一定要在你的公司甚至行業裡,不需要和你有直接的利益關係,任何讓你尊敬的人都可以成為你的mentor;而sponsor則更像是一個好領導和好上司,他們可以在關鍵時刻在公司內部提攜你,很多時候,他們幫你也是在幫自己。

想要在職場長久地發展,mentor和sponsor你都需要。

另一種比喻,則是我早就提過的,把自己當作一家公司來運營。如果你是一家公司,那除了自己當CEO,你通常還會有一個「董事會」,這就是那些從大方向上給予你指導的人。

想一想,你的「職場董事會」裡會有誰呢?

我覺得可以考慮把以下這些人放進去:

1. 跟你有直接工作關係的好上司

2. 跟你沒有直接工作關係,但有充分行業經驗的前輩

3. 公司/行業之外的,讓你敬重的導師

一間公司在邀請董事會成員加入的時候,也是這樣,並不是所有董事會成員都是行業專家。比如一家上市能源公司的董事會裡,可能會有對能源市場知之甚少的大學校長和銀行家。

這當然不是因為公司傻,也不是他們找不到願意加入董事會的行業專家,很多時候恰恰是因為公司也意識到「專業多樣化」的重要性——有時候,人身在其中反而容易迷茫,所以讓一個局外人來觀察和解決問題,往往可以得到更全面的建議。

那麼類似的,我們在職場中尋找導師,其實沒必要只盯著那些自己行業裡的牛人。我在「如何建立特別牛的社交圈」裡寫過,最有效的networking,其實是用價值觀來結交那些和你志同道合的朋友,而不是拼命去巴結那些看起來厲害,人格卻不值得你尊敬的人。

我在旅途中認識的餐館老闆,雖然可能我這輩子不一定會自己去開餐廳,但他對人生的樂觀態度、對生活的積極看法,還是可以給我正面的影響,我也因此將他看作我「職場董事會」的重要成員。

大部分人又會接著問,怎麼和這些職場裡的前輩保持聯繫呢,尤其是那些沒有直接工作關係的人?剛才我們講了職場關係中的「建立」,接下來就是 「培養」了。

這裡又有兩條秘訣可以和大家分享:

第一條是用Excel進行人脈管理。

研究表明大部分人可以擁有並記住的「普通朋友」人數大概在150左右,換句話說,即使你的微信或者Facebook上好友上千,但現實生活中超過150個人,我們是很難對每個人都有長期記憶的。

正是因為你不可能記住每個人,尤其是那些只有一面之緣的人,我會建議在求職季大量做networking的小朋友把聊過的人,不管是info session還是打電話,都記在一張Excel表上。除了名字,公司,職位,也記錄一下你們見面的場景和聊了什麼,這樣如果將來想要再follow up,不至於沒有話題可以銜接。

當然了,工作之後認識的人可能更多,很多人會用微信收藏名片,用的好的話應該也可以得到差不多的效果,但我覺得用Excel還是最簡便而且容易查找的方式。

第二條是定期給你重要的mentor們寫信。

尤其是那些你工作外的mentor,往往未必有頻繁的聯繫,如何讓他們了解你的動態呢? (拜託,不是所有人都會看你朋友圈的)

一個很不錯的方法是定時給他們寫郵件,聊一聊自己最近的生活,做過的選擇,經歷的成功和失敗。即使他們不專門回信,也會知道你過得不錯,而且沒有把他們忘了,這就已經成功地維持了一段關係了。

類似的,只要對方幫過我一次,我一定會寫一封郵件follow up,告訴他們最終的結果。比如在你找工作的時候幫你做模擬面試的校友,或者給你介紹其他有效人脈的前輩。也許我自己在尋求幫助的時候感受還不深刻,但當我現在幫助學弟學妹,甚至讀者的時候,如果對方回頭還記得告訴我「我成功了,謝謝你!」或者「我失敗了,但還是很感謝你當初的幫忙」,我心頭總是一暖,覺得這人不錯,下次還願意幫忙。

想要培養好自己的職場人脈,懷抱感恩之心其實也是很重要的一課。

 

2. 開始一本「職場筆記本」

這個方法,我在工作兩週時寫的「初入職場,積累哪些習慣讓你脫穎而出」裡就有提過。

筆記本上記什麼?如果非要我給一個模板,我會說:

1. 三件你今天其實可以做的更好,有提高空間的事情

2. 三件別人做的很好,讓你欽佩的地方

3. 三件你自己做出的正面貢獻

(三這個數字當然不是恆定值,每天可以改)

一樣一樣來說吧。

記錄那些你做的還不夠好的事,是自我反思的過程。有些事情你當時沒意識到,在腦海裡复盤的時候才會發現:哎,其實好像還有更好的處理方式。我不知道你,我的腦海裡是經常放這種「馬後砲」的小電影的 — what if I had done it differently… 記下來的話,下次就可以做的更好了。

記錄別人做得好的事,是向外界學習的過程。我記得剛上班那陣子,經常會驚詫於同事們水平之高 — 「他這話說的怎麼這麼有邏輯」 「她對數據怎麼這麼敏感」。把這些小細節記錄下來,一是方便你從他們身上學到這些技能,二也是給你一個「讚揚對方」的機會。

在麥肯錫大家習慣每週互相給feedback,開誠佈公地聊一聊彼此的優點和可以改進的地方。這時候如果你可以給出具體的例子而不是泛泛而談,那是最有幫助的。我曾經的某個項目經理就有這個習慣,隨手記錄下團隊成員做的好的地方,然後每天給大家發一封表揚郵件call out the good performance,激勵效果奇佳。

記錄自己做出的正面貢獻,是塑造信心的過程。其實很多優秀的人都是非常self-critical(自我批評)的,這點在女性身上尤為顯著。在職場中我們往往會低估自己的貢獻,而犯下一點錯誤就會難堪許久。

這個靈感來自Sheryl Sandberg,她說她會推薦朋友們做這個每天的小練習,記錄三件自己做出貢獻的事情,嘗試一段時間後大家都表示「怎麼沒早開始做」,因為信心提高了,所以表現也常常跟著更上一層樓。

 

3. 意識到隔行如隔山,主動吸收行業外的知識

剛工作沒多久的時候,跟一個在金融界工作的學姐吃飯,她對我說「你知道嗎,我發現工作之後,越來越覺得人與人之間隔行如隔山。一個很厲害的軟件工程師完全不懂如何投資,而一個投資專家可能對新媒體一頭霧水。」

確實,工作和行業把我們劃進了一個個小圈圈,時間久了,不光你的工作圈會是這一個特定行業的,連你的社交圈也會漸漸狹窄,同行變朋友;再久一點,遇到一個對你行業一無所知的人,我們可能連聊天都不知道有什麼共同話題了。

大家都說這個時代需要「斜杠青年」,最大的原因就在於沒有什麼工作是鐵飯碗,所以最好不要在一棵樹上吊死,得多方面開發技能。

怎麼做呢?還是說幾點我自己的看法。

一是可以關注那些高質量的內容創作者。感謝公眾號,現在各行各業的達人們都提起了筆,想了解某個行業,找到那個行業最會寫的人就行了(打算以後搞一期徵集+分享,每個行業最值得關注的公眾號,大家支持不?)

二是聽有聲欄目+ 看知識型視頻。這個領域我最喜歡的就是Tim Ferriss的Podcast,他每一期節目的嘉賓都是來自各行各業的頂尖人才,除了可以了解他們的成功之路,也可以順帶接觸這些行業。

三則是培養興趣愛好。有些事情你現在看著就是玩玩的,搞不好哪天就成了事業。

給大家講個我身邊的真實故事。我今年負責組織我們辦公室的年度大party,需要找一個主持人,然後就有人介紹了stand-up comedian(喜劇演員,換國內就是單口相聲那種)Amit給我認識。

第一次跟Amit打電話,他對我說「我還是先來和你分享一下我自己的故事吧。」

「其實我六年前,是麥肯錫東海岸的一名AP(副董事)…」

這時候我就驚呆了——喜劇演員居然是前同事?

「我離開麥肯錫之後去了一家創業公司,當戰略總監,幾年後我們的公司被一家科技業巨頭買下了,於是我也跟著加入了這家科技界的大公司。這時我才發現,過去十幾年裡,無論在麥肯錫還是創業公司,我都是每週超高強度的工作,連一點興趣愛好也沒有。

一個偶然的機會,我接觸到了standup comedy,一下子就愛上了這種有趣的,給人們帶來歡樂的藝術。我越陷越深,直到有一天我索性辭去了全職工作,全心投入到喜劇裡。

當我成為專業的演員後,我第一個想到的就是可以到麥肯錫的party上去當主持人。於是我聯繫了過去的老同事,大家口口相傳,現在我已經在全世界各地的麥肯錫和其他的諮詢公司裡做過演出了。 」

我後來了解到他的行程,基本上就是這個月在特拉維夫的BCG,下個月在約翰內斯堡的麥肯錫,下下個月在洛杉磯的Bain,簡直瀟灑。而且因為他不光有搞笑的能力,還特別了解諮詢師的日常工作,所以在主持的時候總能講出一些獨具一格的段子,特別受大家歡迎。

Consulting + standup comedy,這兩種大部分人看來完全不搭界的工作,居然被他找到了其中的連接點!

用這個故事就是想跟大家證明,多在行業外儲備一些技能,你永遠都不知道哪天就能用上了。

 

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