大師智慧

工作做不完也要準時下班!麥肯錫菁英教我們3個時間管理觀念

2017-10-08

時間管理是許多人永遠的習題,工作永遠做不完,加班加到天荒地老,準時下班根本連想都不必想。

前日本麥肯錫資深合夥人山梨廣一在加入麥肯錫之後,學習了世界頂尖顧問公司的工作方法,看看他提醒了哪些時間管理上的盲點。

 

創新點:強制決定截止時間,然後配合這個時間規劃工作,若時間內無法完成,也要求自己停下手邊工作並思考下次如何在規定時間內完成任務。

原文出自《經理人》,原標題:想把事情做完,最簡單的方法就是準時下班!前麥肯錫菁英的時間管理心法。經理人月刊為最實用的管理知識交流和學習平台,提供主管和上班族專業的工作心法及職涯提點。

 

觀念 1:時間長短等於努力多寡是錯覺

山梨剛進入麥肯錫的日本辦公室時,同事對長時間勞動習以為常。工時甚至長到連歐美辦公室的同事都覺得不可思議,「為什麼日本人要工作到這麼晚呢?」

山梨曾與麥肯錫的夥伴討論過這個問題,他們認為當時工時過長,往往是因為是「想用時間展現責任感」。花大錢請顧問對多數的日本企業而言是少見的舉動,而這些企業的員工,當然也都犧牲休閒時間努力工作。所以在多數情況下,顧問也必須透過「工作到半夜」「把時間徹底花在工作上」的方式來展現自己的責任感,否則無法獲得客戶信賴。

雖然現在加班本身沒有意義的觀念已經普及,但「時間=努力」的錯覺,卻出乎意料依然深植於上班族的腦海裡。如果你在漏夜完成資料之後,或是加班之後覺得「呼,我真努力」,希望你重新思考一下自己是不是也有「時間=努力」的錯覺。

 

觀念 2:工作做不完也要準時下班,逼自己找出更有效率的做事方法

想把事情做完,最簡單的方法就是準時下班。

乍聽之下很衝突,事情都做不完了,怎麼可能準時下班?「強制決定截止時間」是山梨在麥肯錫工作時,從老前輩身上學到的方法。

「無論留下多少工作,晚上八點一定要下班。」

「就算該做的事情堆積如山,周末也絕對不工作。」

換句話說先決定結束的時間,再配合這個時間行動。如果時間一到就停手,無論是什麼樣的工作內容,剛開始都一定會做不完,工作也會停在一個半上不下的地方。

放著做到一半的工作就下班,一定會覺得不安吧?就算周末放假休息或出去玩,也會在心裡掛念工作擺著不管似乎有點不妙。但是請你忍住,堅持準時下班。最重要的是如此一來能夠促使你認真思考「該如何在有限的時間內完成工作?」

 

觀念 3:把加班當成「機會損失」

「每天都要做所有能做的努力」,世界上有一定數量的人信奉這種「時間至上主義」。當山梨還是麥肯錫的新手合夥人時,曾聽退休的前輩說:「這份工作就是要犧牲睡眠時間,加班到半夜,連放假都必須不斷思考,才能想出好的答案,所以你們要把所有能用的時間都用在工作上。」

他和同事當時是觀察員,聽到這位前輩在新人訓練中如此訓示時,便公然與他理論:「這是您的想法吧?這種工作方式必須犧牲體驗其他寶貴事物的時間與機會,就長遠來看,無論對個人的成長而言還是對將來的工作而言,都是一種損失。」

當時的想法,即便到了很久之後的今天也依然沒有改變。把所有時間都投注在一件事情上,對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方,當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有24小時,這件事情太過理所當然,理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。想想以下兩件事:

 

埋首於一個月後即將提案的重要企畫,每天加班到半夜,希望盡可能多分析一點資訊,並鉅細靡遺地評估所有可能性。

將需要在這一個月內評估的事項分出緩急輕重,聚焦在重要資訊與重大課題,能夠早點下班的日子就為新的企畫做準備、與過去不了解的領域的人見面,或是享受與老同學一起聚餐的歡樂時光。

 

對山梨來說哪個才是「有用的努力」,他認為是後者。

要是每天加班三、四個小時能夠讓評估結果的品質提升數十個百分點,確實是不折不扣的努力,但就實際情況而言,每天漫長的加班時間,多半浪費在煩惱與本質無關的細節、收集最後對提案沒有幫助的資訊,或是製作無關的資料上。

與其如此,還不如工作時聚焦在重點部分,利用空檔時間做其他事情,或許還能在最後帶來更大的成果或是更顯著的成長。學習、吸收新領域的資訊,建立人際網路、私下吃飯喝酒、從事興趣或運動等,應該都是休息時間不可欠缺的活動。

透過和朋友吃飯,說不定能夠建立有趣的人脈,或是開發公司聚餐的新店家。就算只是回家睡覺,也能消除疲勞,提高生產力吧?隔天神清氣爽的大腦,說不定會產生新的發想。

 

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