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上台前先去酒吧?!一流設計公司IDEO教我們成功簡報的3個秘訣

2017-10-26

每次簡報時都無法成功吸引聽眾的注意嗎?IDEO員工認為其實簡報的關鍵在於講者說故事的方式,學會說好故事的三大關鍵步驟,再加上簡報製作的小技巧,人人都可以成為生動有趣的講者。

 

創新點:簡報時利用IDEO「建立故事脈絡」的三個技巧,確認簡報重點,成功吸引聽眾注意。

 

本文3大重點:1. 利用一個好故事幫助聽眾想像未來。2. 「建立故事脈絡」的三個關鍵技巧。3. 簡報應該重視視覺圖片而非文字。

 

1. 利用一個好故事幫助聽眾想像未來

(圖片來源: Pixabay網站

不論是要對一小群人推廣自己的產品,或是要對全世界的觀眾分享自己的理念,如何成功讓對方接受你的觀點都非常重要。IDEO的藝術總監Jenn Maer就認為,一個好的故事可以幫助對方想像更好的未來,而這就是讓所有改變發生的起點。

舉例來說,2014年美國芝加哥的火焰足球俱樂部找上IDEO公司,希望推出新的行銷活動企劃來吸引更多球迷進場支持球隊。然而要說服球隊高層決策者改變行銷方式並不容易,因此IDEO決定讓決策者了解那些狂熱粉絲對於球隊的期待。

IDEO發現許多瘋狂球迷願意跟隨球隊南征北討,便使用大型看板和激勵人心的標語賦予球員英雄形象,抓住球迷心理,讓球迷進場觀戰就像是在追星一樣,而不是使用「2014年芝加哥火焰持續燃燒」等等的無聊標語。對粉絲來說,支持球隊不只是一種嗜好,這就是他們的生活方式,IDEO幫助球隊高層了解這個關鍵,幫助客戶勾勒出球迷心目中球隊未來的樣子,成功說服他們改變行銷策略。

 

(圖片來源:IDEO官方網站

 

Jenn Maer透過這個例子表示,如果想要聽眾去嘗試他們從未做過的事情,就必須協助他們去想像更好的未來是什麼模樣。歷史上許多著名的演講者就用了相同的方式,用情感去感動聽眾,讓他們能用全新的視野看待同一件事情。

舉例來說,馬丁·路德·金恩的「我有一個夢」演講,先敘述當時美國社會普遍存在的種族歧視和不公平的問題,接著再解釋他自己心目中的「未來」應該是什麼樣。美國前副總統高爾在其紀錄片《不願面對的真相》裡也是先描述地球現在面臨的狀況,再解釋如果人類不開始採取行動保護地球,未來我們會生存在什麼樣的世界。他們兩人也都用了和IDEO相同的方式,在說故事時協助聽眾去想像未來,最後促使他們選擇改變來實現或改變那種想像。

 

2. 「建立故事脈絡」的三個關鍵技巧

(圖片來源:Unsplash網站

既然我們都知道一個好的故事對於傳遞訊息的重要性,IDEO的專案領導Nicole Kahn則建議「建立故事脈絡」(Build your skeleton)來協助想要精進簡報技巧的人。這個方法主要分為以下三個部分:

A. 利用酒吧練習找出簡報的重點
Nicole Kahn認為每個人天生都是說故事高手,因為我們在和朋友聊天時都能自然而然地講出生動有趣的故事,而Jenn Maer則說「人們很常犯的錯誤就是,誤以為『為了娛樂而說故事』和『為了生意而說故事』之間有很大的差異」,因此我們可以透過和朋友說故事來練習自己的簡報。IDEO的設計師都會在正式簡報之前進行「酒吧測試」(Bar Test),也就是邀請一個朋友或是陌生人到酒吧,請對方給自己十五分鐘聽自己的簡報。

 

(圖片來源:Unsplash網站

而在那十五分鐘中,我們可以觀察對方的小動作,像是他什麼時候將身體前傾聆聽、什麼時候分心伸手去看了一眼手機,也留意對方什麼時候出現好奇的表情,甚至發出「啊」的驚嘆聲。

這樣的練習除了可以讓自己更熟悉自己的簡報流程,發覺其中有趣和無聊的地方進行修改,更重要的是能夠不斷確認這份簡報真正的重點為何。可以找不同的朋友重複練習,幫助自己找到簡報的關鍵,也確定對方都能清楚了解自己想講的重點。

 

B. 創造故事情境(“Put me in the room” anecdotes)

有時候在簡報時告訴聽眾客觀的事實和數據,會讓自己看起來專業,但是對於一個好的故事來說,聽眾記得的是故事的細節,尤其是感官方面的細節。Nicole Kahn就表示,就算只是個無聊的小情境,裡面完全沒有任何重點,對於整個簡報過程卻會很有幫助。

Nicole Kahn就舉了一個例子,「在一個星期三的夜晚,海浪在外頭洶湧澎湃,四個講者踩著吱吱作響的木頭地板走進建築物中」,雖然這個情境看似沒意義,但是提供了這個故事之後,觀眾也瞬間和講者一起掉入了那個有海浪聲和木頭嘎吱響的夜晚。

 

(圖片來源:Unsplash網站

 

而IDEO的業務執行總監Neil Stevenson也提過相似的建議。他認為藉由創造一個「抽象的空間」(Abstract space),可以在說故事時讓聽眾更投入,因為人們傾向用感官體驗故事。然而要注意的是,講者所創造出的故事情境要和演講重點相符合。舉例來說,如果接下來要講的是一個樂觀積極的故事,那麼講者提供的細節就應該是激勵人心的。

 

C. 告訴聽眾你的感覺(Moments of reflection)

Neil Stevenson表示很多講者會認為在簡報時表露情感是不專業的,因此他們將自己的情感隱藏起來,並用商業數據取而代之,然而Neil Stevenson認為一個故事之所以會被聽眾記得,就是因為故事中的情緒讓人難忘,而且藉由自然和真實的表達,也能讓自己顯得更有自信。

同樣地,Nicole Kahn也認為在簡報過程中適時告訴聽眾自己的想法,能夠吸引聽眾的注意,並拉近雙方的距離。簡單地說,讓聽眾知道「這件事對我很重要」,就是在提醒聽眾這件事情對於他們可能也同樣重要。

 

(圖片來源:Unsplash網站

舉例來說,Nicole Kahn也分享她在和新客戶開會簡報時的技巧,藉由「嘿!這裡就是我們過去的客戶時常遭遇困難的地方」這句話,就能讓聽眾很專心地聽接下來的簡報,同時也賦予講者專業的感覺。

 

3. 簡報重視視覺圖片而非文字

在找到自己的故事之後,接下來的重點就是簡報的呈現,IDEO公司也很常仰賴投影片來簡報,而製作投影片時Nicole Kahn認為視覺圖片往往比文字更有力量。因為當投影片上很多文字時,聽眾會忙著閱讀文字而忽略講者,甚至在閱讀速度比講者朗誦速度還快時,講者就會瞬間失去魅力,因為他接下來要分享的觀點,聽眾都已經知道了。

舉例來說,Nicole Kahn做了一份和跑步有關的簡報,重點是希望告訴觀眾跑步市場還很大,因為存在著許多不同類型的跑者,每個人的習慣並不相同。因此,Nicole Kahn選擇用一系列的跑步照片,包含不同跑步環境、不同跑步習慣、不同時間點、不同穿著的跑者照片,來喚起聽眾的共鳴,再藉機分享自己的論點。

 

(圖片來源:Unsplash網站

 

總結地說,在上台簡報之前可以先找朋友練習,確定自己的簡報重點,接著透過創造故事情境,引起觀眾的想像和情緒投入,並適時地說出自己的想法提醒觀眾注意重點。最後在製作簡報時,著重於圖片視覺而不是文字,以掌握整個簡報的主導權。只要掌握這些技巧,每個人在上台簡報時都能像在跟朋友聊天一樣的自然生動。

 

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參考資料

1. The Seven Deadly Sins of Storytelling
2. Firing Up a New Pro Soccer Experience
3. IDEO U Courses: Storytelling for Influence
4. Improve Your Storytelling Presentation Skills and Get Your Ideas Adopted
5. This Advice From IDEO’s Nicole Kahn Will Transform the Way You Give Presentations
6. Storytelling for Startups-Engaging Customers, Employees, and Investors with Stories

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