大師智慧

「大腦」是最嚴重的「干擾源」!學習美國著名作家不被「干擾」追著跑,才能專注處理重要的事

2018-05-25

我們常抱怨每天都被不同的東西打擾。電話、電腦、電視、電郵… 讓我們沒有辦法專心處理任何事情。但是,大家有沒有想過,我們最大的干擾源其實就是我們的「大腦」?美國著名作家、新創公司顧問 Nir Eyal 告訴我們如何先認清「內部干擾」,並且打敗它!

在《「分心」讓你困擾?美國行為大師教我們排除「外部干擾」,保持專注的 4 個絕招》中,Eyal 告訴我們如何在「外部干擾」下依然能夠保持專注。今天,我們要來討論解決「內部干擾」的方法。

 

創新點:找一位同事當你的「專注力夥伴」,強逼自己對工作的產出負責。

 

本文獲 First Round Review 授權進行編譯,原文為《Hack Back Distractions with Tactics from This Behavioral Designer》

 

本文 4 大重點:1. 認清內部的干擾,才能夠有效的面對它們。2. 和未來的自己簽訂合約,在特定的時間內專注處理特定工作。3. 請同事負責監督自己,確保在約定的時間內能夠完成產出。4. 適當的調整公司的文化,讓員工能夠專注在處理重要的事。

 

1. 認清內部的干擾,才能夠有效的面對它們

任何有嘗試過「冥想」的人一定會知道,要保持 10 分鐘「專注呼吸,不想任何東西」是非常困難的事。除非我們已經練習了很久,不然,剛開始學習冥想的人很容易就會被自己的大腦所干擾。開始冥想 30 秒後,我們的腦內就會浮現出一堆的想法,例如:「我待會要記得處理某件事。」、「正在煮的湯是不是忘了關火?」、「我好像聽到手機在震動。」、「左邊鼻子好癢!」,讓我們無法繼續「專注呼吸」。

因此,我們要認清,「分心是人類的天性」,而科技只是加深了這個問題。Eyal 認為,現今產品設計那麼容易讓我們「上癮」,只是利用了我們大腦的缺陷,所以,要避免自己分心,我們首先就要了解是為什麼導致大腦被干擾。

當我們覺得孤單時,我們會看臉書;當我們覺得不確定,我們打開 Google;當我們感覺無聊,我們打開新聞網站。這些產品的成功,都是因為它們成功的利用了我們大腦對特定感覺的自然反應。就算今天我們丟到手機,切斷網路,如果我們不去處理這些「內部干擾」,我們還是會因為其他事情而分心。

為了保護我們,大腦在我們接受到外來的刺激時,會讓我們感覺不適,因此我們就會作出相對應的行為來逃避這些不適的感覺。最簡單的例子就是,當我們覺得冷,我們會穿上外套;當我們覺得熱,我們就會把外套脫掉。而這種機制,在生物學上被稱為「體內恆定」(Homeostasis)。

我們會分心也是因為同樣的機制,因此,Eyal 建議我們要學會判斷我們在被「干擾」時,是被什麼情緒影響。例如:每次開始工作不久後,我們就會想和坐旁邊的同事聊天,因為我們覺得很「無聊」。或是每次我們想到要和同事確認一件事時,我們都會想「等一會再問」,因為我們「害怕」溝通。在確認了這些「內在干擾」後,我們才可以對症下藥,去解決這些負面的情緒。

但是,Eyal 也提醒我們不要對自己太嚴格,畢竟,每個人都有軟弱的時候。所以,就算我們清楚了負面情緒的影響,我們可能也無法完全擺脫它們的「干擾」。但是,如果我們發現我們對某些特定的事情永遠都提不起動力,那可能就要再研究是不是有更深層的情緒,導致我們不適合這些工作。

 

2. 和未來的自己簽訂合約,在特定的時間內專注處理特定工作

在認清了「內部干擾」後,我們可以運用不同的方法去加強自己的「意志力」以抵擋這些干擾。其中一個 Eyal 常用的方法,就是「優利西斯約定」(Ulysses Pact)。

「優利西斯約定」源自與古希臘神話。希臘王優利西斯(希臘名:奧德修斯)在獻計建造木馬,成功打敗特洛伊人,攻下伊利昂城後(木馬屠城記),帶領士兵乘船向他的故鄉出發。在回家的途中,他們經過海妖棲息的島嶼。優利西斯知道海妖會透過歌聲迷惑聽到的人,導致他們掉入大海,因此下令所有的船員都要用布塞緊耳朵。

但是,優利西斯自己卻好奇海妖的歌聲是不是真的如傳說一般的動人(畢竟聽過的人大部分都葬身海底了),因此,他想要親自證明一下。為了避免自己被迷惑,他請船員們將他緊緊的綁在船桿上,限制他的行動。這樣,他既可以聽到海妖的歌聲,也可以避免掉入海中。而這就是「優利西斯約定」。

 

圖說:John William Waterhouse – Ulysses and the Sirens (1891) (圖片擷取:Wikimedia

 

Eyal 會和未來的自己建立「優利西斯約定」,規定自己在特定的時間內,一定要處理某件事。這個約定可以是獎勵性的,例如:告訴自己再專注工作 2 個小時後,就可以去享受一杯美味的咖啡。或者也可以是懲罰性的,例如:明天早上六點不準時起床,銀行自動轉帳就會把一筆錢捐出去!

英國著名的神經科醫師和作家 Oliver Sacks 有一次在寫作遇到瓶頸時就曾經使用這個方法讓自己保持專注。Sacks 發現他有關「偏頭痛」的新書寫了很久都沒有顯著的進度,於是就告訴自己說:「如果我在 10 天內無法完成這本書,那我就要自殺!」。當 Oliver 建立這個「優利西斯約定」時,他是非常認真的,最後,他花了 9 天就完成了這本新書。

因為這個「約定」的能力非常的強大,因此,幾位耶魯管理學院的行為經濟學家,還特別用這個原理建立了免費的 App:stickK

而 Eyal 在建立「優利西斯約定」時,常常會借助於先進的科技。例如:當他需要集中精神寫書時,他會使用一個名為 Forest 的 App,讓他在限定的時間內沒有辦法使用手機。

 

3. 請同事負責監督自己,確保在約定的時間內能夠完成產出

除了和未來的自己約定,請求同事的幫忙也能夠讓自己保持專注。

現代工作環境,其中一個問題就是員工有太多的自由了。雖然我們大部分都還是在辦公室內工作,但是無可否認的,能夠遠端工作的人數也逐漸上升。就算是在辦公室內,因為我們的工作都集中在電腦上處理,所以,當我們「分心」時,要看一下臉書、影片都變得比以前更容易。所以,要判斷我們每天是努力工作還是在打混,其實是不容易的事。

因此,要排除「內部干擾」,Eyal 建議我們找一個同事當「專注力夥伴」。這個夥伴可以是在辦公室內,或是在遠端的同事。當確定了夥伴後,我們要確定大家在接下來一段時間內的目標(例如:午餐前要完成簡報),然後我們就要確保彼此在這段時間內都能夠專注在完成目標。比如,當我們覺得無聊,去找其他同事聊天時,「專注力夥伴」就可以提醒我們,還有重要的簡報沒有完成。

除了好夥伴,讓我們工作變得有趣也是其中一個避免「內部干擾」的方法。Eyal 說,只要改變我們看工作的角度,我們可以將煩厭的工作變得「好玩」!Eyal 的朋友 Ian Bogost 在喬治亞理工學院擔任教授,而他的研究的主題就是「遊戲」。Bogost 在 2016 年還出版了一本名為「什麼都可以玩」(Play Anything) 的書。在那本書中,Bogost 提出我們可以透過找到工作中的可變性,將任何工作變成遊戲。

例如,我們在一分鐘內可以打 40 個中文字,那我們就可以試試看能不能夠將它提升到一分鐘可以打 50 個字。或是我們可以將工作拆分成幾個小「關卡」,在每次「過關」時,都獎勵一下自己。

這樣,每天的工作就不單純是工作了,它們就會因為我們改變視角,而變成了好玩的遊戲,讓我們可以樂在其中,再也不用擔心「負面情緒」的干擾。

 

 

4. 適當的調整公司的文化,讓員工能夠專注在處理重要的事

就算我們認清了「干擾」,也使用了不同的方法將它減到最低,但是,Eyal 認為,很多時候,我們更需要改變工作的方法才能更有效的避免各種的干擾。

很多時候,我們會覺得目前的工作方式就是很容易被不同的事情打擾,例如:老闆或客戶會期望我們收到電郵就馬上回覆,因此我們需要不斷的檢查有沒有新郵件。或是,因為我們隨時都可能會通過收到重要的訊息,所以我們不管在做什麼事,都要留意手機有沒有新訊息。

但是,除了特定的行業(例如:醫生、消防員、客服)我們並不需要在工作時一直保持在待命的狀態。很多企業其實可以透過更好的運用科技、資源與想像力,讓員工們能夠有更多專注的時間。Eyal 覺得解決企業應該用處理任何商業問題的態度面對「分心」的問題:找到認為適合的方法,然後嘗試看看它的效益。如果看起來成效不好,那就再嘗試新的做法,一直到問題被解決為止。

Eyal 相信這個找到最佳做法的過程都是漸進的,而不是一次就能將問題解決。例如:很多效率大師會建議企業執行「週五不收信」或「週三不開會」等政策,讓員工們有更多的專注力。但是,這些做法,並不移動適合每家企業,或每位員工。畢竟,每家企業的文化、工作模式都是不一樣的,因此,處理「分心」的問題,也不會有萬靈的處理方式。

所以,Eyal 建議各我們應該在公司內和同仁們展開對話,以「有機」的方式,找出最適合我們的方法以解決「分心」問題。我們或許會發現有的同仁希望每週有一兩天不用被「干擾」,可以專心工作,或是有些 同仁可能每天都希望有一段時間可以專注工作的。當我們找到大家都期望的方法,我們可以再和公司管理層溝通,讓他們知道大家的期望。

對管理層來說,他們也需要了解到公司裡的每一分子,都希望被視為「高配合度」,因此任何時間都願意被「干擾」。但是,這並不是最有效的工作方式,但除非管理層願意明確的告訴大家,他們並不鼓勵員工不停的分心,這個問題就不會好轉。

管理層可以制訂政策,讓員工知道在特定時候不立即「回覆電郵」或是「簡訊已讀不回」是可以接受的。甚至,員工應該可以規劃出需要「謝絕打擾」的時段,以處理需要完全專注的工作。Eyal 分享說,這樣做其實對公司的留才有極大的幫助。因為,員工有專注的時間,就會產出更高品質的工作,而員工本身就會更有成就感,進而更願意留在公司內打拼。

 

(圖片擷取:First Round Review

 

在這個時代,「干擾源」無所不在。不管是源自於外部或內部的干擾,都讓我們難以長時間的專注在任何事情上。學會如何排除這些干擾,讓我們在工作時將更多的精力花費在處理重要的事,而不是隨著各種忽如其來的打擾而起舞。正如 Eyal 說的,「如果我們想要創造出新穎的解決方案,我們一定要學會如何適當的“與世隔絕”。」

 

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參考資料:

1. Writing Your Own “Ulysses Contract”

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