深度分析

連假偷懶不是壞事!這4種「時間管理」的方法,打破我們從小到大的迷思(二之一)

2019-06-07

想像你的一天是一個罐子,裡面要好多事情。事情有分要事」雜事」,如果分別用石頭」沙子」來作代表,則應該先做哪一樣,才能讓一天的收穫滿盈,放進最多的石頭及沙子?其要訣,就在時間管理。

 

創新點:在時間管理上,少即是多,減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排,善用減法,反而讓我們獲更多。

 

本文2大重點:1.避免分心,讓任務變有趣。2.專注重點,向內心的懶惰妥協。

 

大家都知道時間管理的重要性,不只是為了要在有限時間裡獲得最大效益,而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病,如果能懂得避免,就能節省時間,提高成效。

 

1.避免分心,讓任務變有趣

史丹佛大學教授,同時也是暢銷書「鉤癮效應:創造習慣新商機」作者的Nir Eyal表示,會「分心」是人的天性,再加上現代人養成滑手機的習慣,讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注,並在不工作時完全抽離。

「分心」的原因,是身體對所處環境感到不舒服,想要改變的制衡反應,稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套,會熱時想脫掉外套一樣。因此,當我們無聊時想瀏覽新聞,寂寞時想查看臉書,不確定時想搜尋Google,都是想擺脫困境的反應。但次數多了,就會養成滑手機,浪費時間的習慣。對此,Eyal提出三個改善的方法:

 

(圖片來源:Storm)

 

第一,自我探索,記錄什麼時候會分心:

你可以自問想要擺脫的情緒是什麼?是無聊、寂寞、不確定,或無法勝任工作?當自我探索時,要注意是抱持好奇」的心態,不要驟下斷語,才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時,才能找出處理情緒的方法,而不是反覆想用分心去擺脫它。

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當開始注意自我感覺時,還要對自己多所包容,因為每個人都有想逃避工作的時候,但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做,例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索,當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時,就要再探討更深層的理由,或許是這工作並不適合你了。

第二,自我設限,杜絕干擾源,建立「尤里西斯約定」(Ulysses Pact):

這名稱來自希臘神話,相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫(Sirens)」居住的小島,為了避免塞倫用歌聲誘惑,於是要船員用蜂蠟封住耳朵,並將他緊綁在桅柱上,才安全度過危險水道。

面對會讓人分心的誘惑,要像尤利西斯的自我設限,將自己鎖定在任務中,才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一,但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時,會使用一款名為「專注森林」(Forest)的APP,在特定時間內阻止手機干擾。

「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感,鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時,先將讓人分心的網站,例如臉書、Reddit等輸入黑名單(Blacklist)。當需要專心時,打開「專注森林」並種下一顆樹苗,然後關閉手機開始做事,30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站,則這棵樹就會枯萎而無法長大。

 

(圖片來源:Chrome)

 

除了找APP幫忙外,你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情,然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督,一起來對抗分心,才不會單方面占用了對方時間。

第三,重新構想,讓任務變有趣:

透過其他觀點,讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件,如果令人覺得無聊,便可以賦與這簡單工作更大意義。

首先,可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節,如此任務便有了必要性及價值。其次,加強任務的難度,例如要求自己要在一小時內完成,讓原本寬鬆的任務變得緊湊,壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。

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最後,在完成了任務後就給自己一點獎勵,例如去吃點喜歡的東西,或去聽一場演唱會,讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待,希望加快腳步完成任務,好享受這份奬勵。

 

2.專注重點,向內心的懶惰妥協

時間管理除了要專注在任務上外,還須專注在「重要」的任務上,才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」,不重要的事情比喻為「沙子」。所以,手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」;其他像是電子郵件、不太重要的會議,以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等,便是「沙子」。

 

(圖片來源:Balanced Action)

 

Saxena請你將一天想像成是一個罐子,如果都是在處理一些小細節,就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣,罐子很快就會被填滿,並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上,撥出時間去完成它,則事後你仍然會有許多空讓沙子再倒進去。

 對於事情的輕重緩急,可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出的時間管理四象限,依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」,和「不急迫且不重要」等4部分,然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上

為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上?因為重要的事情通常複雜,需要花時間處理,所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情,表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理,品質自然不佳。因此,應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上,平時即多花時間構思規劃,才能從容不迫將事情做到盡善盡美。

 

(圖片來源:經理人)

 

至於電子郵件的處理,也可以依重要性嚴格區分其優先次序,然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件(沙子),Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」,不用立即處理。

人都有懶惰的一面,但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾蓋茲曾說,他喜歡僱用聰明且懶惰的人,因為他們知道如何以最快方式解決問題。在時間管理上,少即是多,減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排,善用減法,反而讓我們獲更多。因此,我們可以藉由「懶惰」,只關注在本週重要的事情,有空時再慢慢處理其他部分。

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Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件:「我會快速用眼睛掃描一下,看看最重要的郵件是什麼,並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係,我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的,這可能是你自己想這麼做,並不是別人對你的期待。」

所以,Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為:「可以對沙子妥協,但不能對石頭妥協。」對於「沙子」,Saxena會等到星期五的一天結束前,才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件,以確保沒有遺漏任何東西,並可以在下週一重新開始。

現在,你何不就與Saxena一起利用時間將手邊的電子郵件做個清理。而明天我們將繼續為你介紹另外兩個更精彩實用的時間管理方法……

 

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參考資料:

1. Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time

2. 方法:怎样调整心态应对无聊工作

3. Time Management Matrix by Stephen Covey – Urgent vs Important

4. The Founder’s Guide to Discipline: Lessons from Front’s Mathilde Collin

5. Front Series A Deck

6. How Front Founder Mathilde Collin Raised $66 Million From Sequoia In Five Days

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