Email讓你「沒有」效率！學會「80/20」時間管理法則

總是覺得時間不夠？希望一天能有48小時處理完所有工作？試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少？這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎？其實不是工作永遠做不完，而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享如何在有限時間內，讓工作價值最大化。

本文兩大重點：1.停止浪費時間的80／20法則。2.三個節省時間的地方。

1.停止浪費時間的80／20法則

80/20法則，又稱為帕雷托法則（Pareto Principle），此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成，80%的成果是由20%的投入產生。這個法則同樣也能運用在時間管理上，大多數人並沒有明智地過生活或經營事業，許多人追逐無數個無關緊要的目標，卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上，這些成果才會有價值。

然而要如何運用80/20法則，並妥善管理時間？廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur上分享，許多創業家總想要自己完成所有的工作，不論是花六個小時清除電腦病毒，或修理漏水的水龍頭，總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作，頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金，而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事，像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

許多具有前景的新創事業，常被這些零碎的工作耽誤，忽略了真正重要的工作，造成失敗。許多人聽到「時間管理」會誤以為是日程表、時間規劃表或是完成所有事情。但你並不會因為完成所有事情，而讓公司變得更好。企業會雇用專人負責較艱難的工作，例如需要高度技能的行銷與公關等職位。然而，面對瑣碎的工作時，公司會雇用人幫你洗衣服或是整理Email嗎？

(圖片擷取：http://www.gwtnext.com)

Perry Marshell提出了以下三點，希望能幫助企業家停止浪費時間，並將這些節省下來的時間花費在更重要的事情上：

A.聘請幫傭與個人助理

當你已經能在一年之內賺取千萬美金時，你最重要的工作就是將時間留給你的核心事業。也因此，如果在家裡還需要花費時間刷馬桶、煮菜，這些都僅是浪費時間而已。你應該要雇用專人負責這些事，除了為別人增加工作機會之外，他們的專業技能絕對比你自己還好。如果全美的企業家都雇用人幫他們丟垃圾，更能降低5％的失業率。

除此之外，更應該雇用個人助理來處理電腦方面的工作。Marshell自己也雇用需要工作的人擔任助理。一開始助理只是做些簡單的工作如更換暖爐芯，與將車子送修等等。在工作熟悉六個月後，助理已經有能力去處理較艱難的任務，像是有條理地整理出信箱中的重要郵件。這對企業家來說非常重要，省下來的時間可是比金子還要有價值。

(圖片擷取：International Bipolar Foundation)

B.找出最重要的工作

除了聘用專人做工作為你節省時間之外，自己也應該在所有工作中辨別出最重要的工作。許多人會為了「效率」，覺得自己來做事比較快完成，而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作，例如自己用吸塵器吸地毯或逐個聆聽語音郵件，這對企業家來說是非常浪費時間，且沒有運用到80/20法則。在做工作時應該問問自己，我現在在做的事真的非我不可嗎？這些是不是低技術性的工作，我可以聘用別人來完成呢？我是否要停止手頭上擠在一起的工作？

除此之外，要讓工作更有效率也該找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫，而美國總統歐巴馬則是個夜貓子，喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間，並「固定」在此時間內工作，其他時間便能讓腦袋透透氣，自由運用。如此一來便不會花費大量時間，但工作成效卻不彰。

有些重要工作可能需要花費更多心力與時間，且隱含著更多的未知性。許多人可能會因為這樣而拖延，跑去查看Email或閱讀網路文章，卻遲遲不去做這些重要工作。

找出重要工作後，記得在最有效率的工作時間內，隔離手機、鬧鐘或任何會讓你分心的東西，並限定時間，專心處理好重要的工作，務必在第一時間內完成！

C.適時放鬆

許多非常有生產力的人都會適度放鬆，他們會規劃時間讓自己休息。假如一天內只用幾小時完成有價值的工作，剩下時間不工作的話，一切都會搞砸嗎？結果其實並不然，除了在時間內完成工作之外，你可以在夜幕來臨時，讓自己的思緒沈靜下來，去思考自己從早忙到晚的整個過程，然後重新調整自己的工作步調。並且留一些時間給自己思考，訂定策略，讓自己在做下一個決策時，思緒能更敏銳。

2.三個節省時間的地方

(圖片擷取：http://ilovefashionretail.com)

除了運用80/20法則，將瑣碎的工作分給專人運作，停止浪費時間之外。全球最大的房地產投資網BiggerPockets.com營運副總裁 Brandon Turner分享，在企業家每天工作中，有三處特別需要注意的地方，避免花費過多時間：

A.檢查Email

企業家的日常工作中，最常見的就是每天檢查Email。根據華盛頓郵報調查指出，美國人每週花費個人28％時間在檢查郵件，也就是一週11小時，一年則多達500小時。Email固然重要，但11小時的時間難道不重要嗎？同樣的，檢查Email也可以運用在80/20法則之上，郵件所帶來80％的益處，其實是由20％你所收到的郵件決定。也因此，該如何減少整理郵件的時間？

第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報，讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。

第二、假如真的有什麼緊急事項的話，基本上對方會用電話聯絡你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件，不要浪費時間隨時點開信箱來查看郵件。

第三、可以運用網頁的內建插件，例如Auto Text Expander，來建立常用回覆。在回覆信件時，便能運用這些回覆，快速完成郵件往來，節省時間。

B.閱讀網路文章

美國第33任總統杜魯門（Harry S. Truman）曾說：「並非所有讀書人都是領導者，但所有領導者都是讀書人」(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” )許多成功的企業家如祖克伯、馬斯克、比爾蓋茲等都有閱讀的習慣，而現今網路發達，網路文章與部落格文章更是唾手可得。企業家喜歡閱讀相關產業的文章，除了增進知識之外，在了解產業趨勢上也有幫助。

然而閱讀需要花費許多時間，而在你閱讀時你便停下你手邊的工作了，這對你的事業並沒有達到進步，反而造成分心。因此你應該要選擇固定閱讀時間及地點。如果在一天之中有看到什麼想讀的文章，可以先用書籤標記起來，或是使用有先儲存後瀏覽功能的App像Pocket，先存起來，等到完成工作之後再把讀文章當成獎勵，好好閱讀。