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貴人都很忙,如何讓他理你?求助於陌生貴人的7大溝通技巧

2016-08-09
未命名

一封好信件除了可以幫助新創團隊獲得創業資金,還可以留給投資人好印象。Y Combinator的合夥人Michael Seibel站在投資人立場提出他覺得好信件應該有的內容架構。而Hello Code創辦人Belle Beth Cooper則是以一位創業家身份教你如何寫出一封好的信件。


本文整理三大重點:1.投資人喜歡的信件內容架構。2.創業家應該學習的四個寫信技巧。3. 一封好的信件需要具備這兩個重點。

 

1.投資人喜歡的信件內容架構

Y Combinator(YC)合夥人Michael Seibel表示像他或是其他投資人一天都會收到上百封來自各國的信件。以Michael為例,他一天平均需要閱讀大約250封的信件,然後回覆50幾封。因此,Michael不可能非常仔細閱讀那些長篇大論的信件內容,特別是剛好在他手邊又沒電腦的狀況下。所以Michael建議創業團隊應該學習撰寫一封精簡有重點的信件。

Michael提供撰寫信件的三大原則:

A)一開始就清楚說明你所做的事。
避免使用太專業或複雜的用詞,因為不是所有投資人在閱讀信件時頭腦都非常清醒。也許有人會認為這樣很不尊重他們的專業,但是試著思考:很多投資人一天可能要閱讀上百封各種不同技術或來自不一樣產業的信件,所以他沒辦法花費太多精力專注在一封充滿各種學術或專業用語的信件上。

B)接著提出可以吸引投資人繼續讀下去的理由。
盡量提供讓投資人興奮的消息,像是廣大的市場、已推出的產品效益、公司的成長狀況或是找到創新的技術等等。這些重點消息都可以吸引投資人的目光。記得千萬不要強調自己的經歷、輝煌的故事或是過去獲得的獎項等等,因為這些資訊對投資人而言都不重要,寫的再多只會造成投資人閱讀的困擾。

C)最後直接說出你想要的協助方式
不要拐彎抹角,直接說出你希望可以從投資人身上獲得什麼,像是建議、投資資金或是人脈資源等等。就像前面提到說投資人沒有太多時間跟你玩文字遊戲或是揣測心思,所以明確傳達資訊變得非常重要。另外,在信件的最後也盡量不要提出希望電話溝通或是進行會面。你應該將信件重點放在如何讓彼此的對話繼續下去,而不是急著要求見面或是線上溝通。

Michael提供了一封他覺得簡潔易讀的信件範例:

 

嗨Michael,

我的名字是Tim,我正在做一個烹飪領域的Twitch(遊戲軟體影音串流平台)。我之前在Food Network負責節目製作,而另一位負責技術端的共同創辦人是我大學朋友。目前,我們正在製作最小可行產品(MVP:Minimum Viable Product),想詢問關於聊天室的設計問題,我們應該在聊天室中添加私訊功能嗎?還是只需要群組聊天功能就足夠?

謝謝

Tim

 

2. 四個創業家應該學習的寫信技巧

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圖片來源

 

從上述內容,我們可以從投資人Michael身上了解投資人喜歡怎麼樣的信件。而Hello Code創辦人 Belle Beth Cooper站在創業家立場同樣也寫了一篇關於如何撰寫好信件的文章。Hello Code是一個專門在製作視覺設計圖的新創團隊。

Belle表示信件是公司最常用來聯絡客戶、投資人或者員工的工具,所以學習寫好一封信件非常重要。Belle提供了4點撰寫好信件的技巧:

A)明確說出請求
你不應該花太多心力擔心信件中的請求是否太離譜,而是應該將重點放在你的請求是否有清楚傳達給對方。因為一旦你沒將你想要的資訊傳達給對方,他們就無法幫助你。

B)清楚說明理由
如果你寫信是為了獲得協助或是推薦自己團隊給投資人,那你應清楚表明寫這封信的理由,因為這麼做可以幫助你更容易獲得對方回覆。更棒的做法是,如果你可以事先做一些調查,然後清楚告訴對方為何你選擇與他進行聯絡,這會加深投資人對你的印象。舉例來說,你可以在信件中表明自己與對方是校友關係,或是告訴對方你是透過你們彼此的共同好友推薦來聯絡他等等。

C)附上簡介,節省溝通成本
Belle建議新創團隊在寫信給投資人的時候,可以順便附上自己團隊的基本簡介。因為很多時候你的寫信對象可能是中間人,如果你提前在信件中寫好簡介,那你就可以直接請中間人轉寄你的信件給別人。這麼做可以有效率地省下你和中間人信件來往的時間。

D)自我介紹前,先做好調查工作
這一點非常重要,你應該先調查對方是否對你的研究領域有興趣,因為這不止可以提升對方回信的成功率,還可以避免發生尷尬的狀況。舉例來說,如果你們團隊是製作醫療產品,結果你將信件寄給了一個專門投資電子商務的投資人,那就會變得很尷尬。

 

3.一封好的信件需要具備這兩個重點

看完投資人Michael和創業家Belle提出的撰寫信件的七個技巧後,可以簡單整理出2個結論:

A)信件內容應該要精簡具體
就像Michael所說的,投資人每天都會收到大量信件,所以如果你希望可以獲得投資人的回覆,那就盡量將你寫信的理由和請求精簡化以及具體化。

B) 站在對方的角度思考
Belle其中一項建議是寫信人可以在信件中附上自己的基本簡介,方便對方轉寄自己的信件給其他人,這一點就是站在對方角度思考的一個例子。當你希望對方推薦你給別人時,你不應該只有提出請求,而是應該思考如何讓對方可以花費最少的時間幫助你達成目標。

 

參考資料:

1. How to Email Early Stage Investors

2. Email etiquette for entrepreneurs: How to get busy people to care

3.Why Writing Email Is a Skill—and Why Learning It Matters

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