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Email其實是你沒有效率的元兇!你該學會的「80/20」時間管理法則

2016-10-31
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總是覺得時間不夠?希望一天能有48小時處理完所有工作?試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少?這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎?其實不是工作永遠做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享如何在有限時間內,讓工作價值最大化。

本文兩大重點:1.停止浪費時間的80/20法則 。2.三個節省時間的地方。

 

1.停止浪費時間的80/20法則

80/20法則,又稱為帕雷托法則(Pareto Principle),此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成,80%的成果是由20%的投入產生。這個法則同樣也能運用在時間管理上,大多數人並沒有明智地過生活或經營事業,許多人追逐無數個無關緊要的目標,卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上,這些成果才會有價值。

然而要如何運用80/20法則,並妥善管理時間?廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur分享,許多創業家總想要自己完成所有的工作,不論是花六個小時清除電腦病毒,或修理漏水的水龍頭,總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作,頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金,而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事,像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

許多具有前景的新創事業,常被這些零碎的工作耽誤,忽略了真正重要的工作,造成失敗。許多人聽到「時間管理」會誤以為是日程表、時間規劃表或是完成所有事情。但你並不會因為完成所有事情,而讓公司變得更好。企業會雇用專人負責較艱難的工作,例如需要高度技能的行銷與公關等職位。然而,面對瑣碎的工作時,公司會雇用人幫你洗衣服或是整理Email嗎?

 

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(圖片來源)

 

Perry Marshell提出了以下三點,希望能幫助企業家停止浪費時間,並將這些節省下來的時間花費在更重要的事情上:

A.聘請幫傭與個人助理

當你已經能在一年之內賺取千萬美金時,你最重要的工作就是將時間留給你的核心事業。也因此,如果在家裡還需要花費時間刷馬桶、煮菜,這些都僅是浪費時間而已。你應該要雇用專人負責這些事,除了為別人增加工作機會之外,他們的專業技能絕對比你自己還好。如果全美的企業家都雇用人幫他們丟垃圾,更能降低5%的失業率。

除此之外,更應該雇用個人助理來處理電腦方面的工作。Marshell自己也雇用需要工作的人擔任助理。一開始助理只是做些簡單的工作如更換暖爐芯,與將車子送修等等。在工作熟悉六個月後,助理已經有能力去處理較艱難的任務,像是有條理地整理出信箱中的重要郵件。這對企業家來說非常重要,省下來的時間可是比金子還要有價值。

 

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(圖片來源)

 

B.找出最重要的工作

除了聘用專人做工作為你節省時間之外,自己也應該在所有工作中辨別出最重要的工作。許多人會為了「效率」,覺得自己來做事比較快完成,而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作,例如自己用吸塵器吸地毯或逐個聆聽語音郵件,這對企業家來說是非常浪費時間,且沒有運用到80/20法則。在做工作時應該問問自己,我現在在做的事真的非我不可嗎?這些是不是低技術性的工作,我可以聘用別人來完成呢?我是否要停止手頭上擠在一起的工作?

除此之外,要讓工作更有效率也該找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫,而美國總統歐巴馬則是個夜貓子,喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間,並「固定」在此時間內工作,其他時間便能讓腦袋透透氣,自由運用。如此一來便不會花費大量時間,但工作成效卻不彰。

有些重要工作可能需要花費更多心力與時間,且隱含著更多的未知性。許多人可能會因為這樣而拖延,跑去查看Email或閱讀網路文章,卻遲遲不去做這些重要工作。

找出重要工作後,記得在最有效率的工作時間內,隔離手機、鬧鐘任何會讓你分心的東西,並限定時間,專心處理好重要的工作,務必在第一時間內完成!

C.適時放鬆

許多非常有生產力的人都會適度放鬆,他們會規劃時間讓自己休息。假如一天內只用幾小時完成有價值的工作,剩下時間不工作的話,一切都會搞砸嗎?結果其實並不然,除了在時間內完成工作之外,你可以在夜幕來臨時,讓自己的思緒沈靜下來,去思考自己從早忙到晚的整個過程,然後重新調整自己的工作步調。並且留一些時間給自己思考,訂定策略,讓自己在做下一個決策時,思緒能更敏銳。

 

2.三個節省時間的地方

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(圖片來源)

 

除了運用80/20法則,將瑣碎的工作分給專人運作,停止浪費時間之外。全球最大的房地產投資網BiggerPockets.com營運副總裁 Brandon Turner分享,在企業家每天工作中,有三處特別需要注意的地方,避免花費過多時間:

A.檢查Email

企業家的日常工作中,最常見的就是每天檢查Email。根據華盛頓郵報調查指出,美國人每週花費個人28%時間在檢查郵件,也就是一週11小時,一年則多達500小時。Email固然重要,但11小時的時間難道不重要嗎?同樣的,檢查Email也可以運用在80/20法則之上,郵件所帶來80%的益處,其實是由20%你所收到的郵件決定。也因此,該如何減少整理郵件的時間?

第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報,讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。

第二、假如真的有什麼緊急事項的話,基本上對方會用電話聯絡你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件,不要浪費時間隨時點開信箱來查看郵件。

第三、可以運用網頁的內建插件,例如Auto Text Expander,來建立常用回覆。在回覆信件時,便能運用這些回覆,快速完成郵件往來,節省時間。

B.閱讀網路文章

美國第33任總統杜魯門(Harry S. Truman)曾說:「並非所有讀書人都是領導者,但所有領導者都是讀書人」(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” )許多成功的企業家如祖克伯、馬斯克、比爾蓋茲等都有閱讀的習慣,而現今網路發達,網路文章與部落格文章更是唾手可得。企業家喜歡閱讀相關產業的文章,除了增進知識之外,在了解產業趨勢上也有幫助。

然而閱讀需要花費許多時間,而在你閱讀時你便停下你手邊的工作了,這對你的事業並沒有達到進步,反而造成分心。因此你應該要選擇固定閱讀時間及地點。如果在一天之中有看到什麼想讀的文章,可以先用書籤標記起來,或是使用有先儲存後瀏覽功能的App像Pocket,先存起來,等到完成工作之後再把讀文章當成獎勵,好好閱讀。

 

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(圖片來源)

 

C.發想點子

發想點子(Brainstorming)是一件非常棒的事情,能夠讓企業家想出決勝妙招。然而想出點子容易,實行卻非常困難。你隨時都可以坐下想數百個你認為能做出百萬生意的好點子,然而在想點子的時候,你可以先問自己,你的工作都已經做完了嗎?是不是因為發想點子比較有趣,所以選擇停擺或逃避一些較困難的工作?

發想點子就如同閱讀部落格文章一樣重要,但同時也應該要限制時間。如果腦海中突然蹦出好點子,可以先用記事App如Evernote記下來,之後再拿出來與夥伴一起討論,而不是當下就打斷團隊進度。

你也可以在時間表上空出「發想點子」的專屬時間,在開始前也要問自己,團隊真的需要發想點子嗎,或是我們其實只要照原先的點子運作即可?藉由這樣的過程,可以節省出更多時間,去做真正重要的工作。

一天只有24小時,該如何好好運用時間,是每個人都該面對的課題。既然時間無法變得更多,那就應該進行妥善管理,運用80/20法則,專注於目前重要的工作,並將瑣碎工作交由專人處理。如此一來不僅能將時間價值最大化,也能讓團隊及事業持續進步!

 

參考資料:

1.其實工作不必這麼累:《80/20法則》投入更少,成效更好

2.The 80/20 Rule of Time Management: Stop Wasting Your Time

3.3 Common Business Tasks That Actually Hurt Your Company’s Growth 

4.4 Productivity Tips That Changed My Life This Year

 

推薦閱讀:

1.沒時間閱讀?比爾蓋茲、馬克祖克柏教你「5小時原則」

2.貴人都很忙,如何讓他理你?求助於陌生貴人的7大溝通技巧

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