連假偷懶不是壞事！4種「時間管理」的方法，打破我們從小到大的迷思（二之二）

創新點：善用「能量+時段」模式調整作息，增加「退一步(Step Back)時間」來整理思緒。

本文2大重點：1.配合精力調整作息。2.用紀律執行時間管理。

本文獲 First Round Review 授權進行編譯，原文為《Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time》

上一篇提到了避免分心和專注重點。這一篇進一步說明另外兩種方法。

1.配合精力調整作息

「專注重點」其實也是為了因應人的體力有限，不可能對所有事情都投注同樣精神。如果能配合身體及精神狀況，在適當的時間做適當的事，就能讓事情及精力都得到最大照顧。例如一大早精神最好，頭腦及記憶的狀況最佳，許多人便會用來背英文單字。

如果想要精力充沛，則足夠的睡眠、正確的飲食及適當的運動，缺一不可。但多數人在工作壓力下常做不到，因此職場專家Katia Verresen便建議，可以根據精神狀況來安排我們一天的作息。

為了瞭望精神狀況，可以先問自己幾個問題：「我的警覺性如何？睡眠狀況如何？有時間運動嗎？開會專心嗎？會議空檔會找機會休息嗎？」然後將每小時的警覺情形及疲憊程度用表格詳細記錄下來。Verresen建議可以持續記錄三天到一周，直到資料量足夠看出一個模式。

(圖片來源：Trello)

當我們仔細追踪這些紀錄，便可以明瞭精神狀況好及不好的時候。例如，根據表格，禮拜一早上9點到10點是精神能量最高的時段，而禮拜五的能量普遍較低。因此，就可以調整行事曆，在精神好的時候從事高層次的思考，或解決最棘手的問題；另在精神不好的時候，從事簡單或低強度的任務，便可提高生產力，並避免精疲力盡。

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Verresen提醒，在此「能量+時段」的模式中，要放入的是正確的任務。許多領導者將大部分頭腦清楚的時段，用於回應或幫助他人解決問題，認為這是正確的做法，但其實是忽略了更重要的任務。領導者頭腦最清楚的時候，應該是用來思考目前正在發生的事情，以及企業未來發展的方向。

領導者可以在行事曆上，每週安排90分鐘到2小時的「頭腦放空」時間。這段時間必須是精神狀態好的時候，並且必須確保不會受到打擾，時段過後也不要安排任何會議，才能避免無法放鬆。

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通常在這時段所產生的想法和創意，會是領導者解決問題的方案和好主意的來源。而在其他容易被打擾的時段，例如用餐時間前後，領導者便可以拿來做為與同事間的溝通互動之用。

(圖片來源：Mind Valley)

2.用紀律執行時間管理

學到了如何避免分心，專注重點，以及調整作息等技巧後，如何確實執行？新創公司Front的聯合創辧人兼執行長Mathilde Collin（首圖），採用了嚴格的紀律來幫助她做好時間管理。

Front成立於2013年，是第一家致力於開發企業共享收件箱，將來自電子郵件、檔案、Slack和社交媒體等訊息放在同一個地方處理，以增進團隊工作效率的公司。創辦人Mathilde Collin現年29歲，在矽谷以快速的融資能力著稱。2016年她只用了10天，就完成了公司1000萬美元的A輪融資；2018年她只用了5天，就完成了公司6600萬美元的B輪融資。其成功關鍵，便是一路走來用嚴格的紀律，以及有效利用電子郵件做好時間管理。

由左至右Mathilde Collin 和另一創辦人Laurent Perrin (圖片來源：Forbes)

根據Collin的經驗，時間管理是紀律中最重要，但也最常被忽視的因素之一。對於管理階層，紀律是專注在少數正確的事情上，但這卻是非常大的挑戰。因為每個人都想要找領導者解決問題，而每件事情看起來都很重要，因此Collin必須想辦法確保會把時間花在最重要的事情上。

Collin建議可以退一步問自己以下問題來釐清重要性：「每週你的行事曆是否確實反映了有關公司發展的優先事項？有什麼重要事項你並沒有投入足夠時間？你是否能斷開雜事的連結並有紀律的離開？」

如果這些問題中的任何一個答案是「不」，那就表示需要調整時間管理，並利用以下四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中：

第一，規定接觸電子郵件的時間，並停止新郵件通知：

Collin每天在行事曆中安排兩個30分鐘的時段可以去看收件匣，並努力在其他時間不去看它。而為了維持紀律，除非行事曆上有提醒，否則Collin完全退出任何郵件通知。

Collin已經在手機和桌面上禁用電子郵件、聊天和其他工具。她會打開行事曆，因此不會錯過任何事情。而選擇不理會其他事情，則會提高她的效率並顯著降低壓力。Collin也鼓勵業務團隊比照她的方式試一個禮拜，而為了在周末不受通訊軟體誘惑，Collin甚至退出了所有應用程式。

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(圖片來源：PetaPixel)

第二，增加「退一步(Step Back)時間」以整理思緒：

在Collin的所有行事曆優化嘗試中，「退一步時間」是最有附加價值的部分。Collin每週會用半天的時間抽離現況，真正專注於一個關鍵問題，且不使用電腦，只有一本筆記在身旁。Collin對如何進行經過了相當多次的修改，包括以前每週將它拆成幾個單獨的一小時進行，但後來發現這樣更難以集中注意力。

第三，利用星期五安排下週行程：

Collin每個星期五下午都會用15分鐘時間檢查行事曆，包含重新審視季度目標和一些重要事項，然後查看她的行程表以確保與這些要項配合。例如對外招聘人才是現階段非常重要的工作，Collin評估需要花費三分之一的時間來面試高階主管。當她查看了行事曆發覺下週只安排了一次面談，便知道沒有在這個要項上分配足夠時間，因此便會再增加一個面試會議。

第四，分析實際利用時間的結果：

Collin偶爾會與她的Twitter粉絲分享如何管理時間，下圖是她精確分析一週分配時間的例子：有9.5小時(20.2%)用在產品及策略，9.25小時(19.7%)用於管理，6.5小時(13.8%)用於電子郵件。