高中還沒畢業，就在Google當工程師！他從「不起眼」中找機會，創辦為上班族處理「瑣事」的企業，讓大家有時間做「大事」

作者: Hayden

2021-05-11

每個上班族，都希望是辦公室中的要角，對於瑣事，總希望有人代勞。但人同此心，誰願意擔任此不起眼，但對企業日常運作而言，卻又是很重要的工作？這位3歲時逃出鐵幕，17歲就成為Google最年輕工程師的青年，則從眾人的「不願意」中看到了機會，從而創立了全球首屈一指的辦公室管理系統公司。

創新點：從「不起眼」中找機會，進而成為企業「不可或缺」的夥伴。

本文4大重點：1.一個外掛程式，成為Google最年輕的工程師。2.創業機會來自於別人眼中的瑣事。3.管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統。4.生涯中的最大挑戰，促成了產品的調整與擴展。

1.一個外掛程式，成為Google最年輕的工程師

對上班族而言，辦公室可能是每個人一天當中待得最久的地方。我們一大早出門，途中順道買個早餐及飲料，然後習慣進到辦公室以後才吃早餐。吃完早餐後，我們開始一天的工作，處理日常的業務，有時會臨時接到專案，還有許多既瑣碎、又需要立即處理的事情。如果有要事在身，但又被一堆瑣事打擾，相信上班族都會希望有方法可以幫他們脫身。

成立於2013年的Envoy，便是一家專門幫上班族處理瑣事，好讓他們能專心工作的公司。

（圖片來源：BusinessWire）

Envoy的創辦人暨CEO為Larry Gadea，他出生於共產黨統治的羅馬尼亞。三歲時，他躲在汽車後座，跟著父母偷渡邊境，逃離了這個共產國家。Gadea與父母在德國短暫停留了幾年，便申請到加拿大的首都渥太華定居。

Gadea的父母在羅馬尼亞時，擁有碩士學位及很好的社會地位，但離開羅馬尼亞後，他們只能從基層做起。Gadea的父親擔任採果工人，母親從事打掃房屋工作。Gadea以雙親的犧牲奉獻及職業道德做為成功的典範，幫助他面對了生活中的許多挑戰。

Gadea念高中時，Google推出桌面搜尋軟體Google Desktop，但只支援某些檔案及Microsoft Word，並不支援另一個文書處理軟體WordPerfect。由於WordPerfect的總公司Corel位於加拿大渥太華，包括Gadea在內的許多人都是使用WordPerfect，於是Gadea便自已為Google寫了一個外掛程式（Add-On），讓Google可以支援WordPerfect。

結果這個程式紅到了美國，許多在美國用WordPerfect的律師都在電腦上添加Gadea的外掛程式，引起了Google的注意，於是打電話給Gadea，邀請Gadea到美國為Google工作。

一開始接到Google的電話，Gadea嚇了一跳，以為是Google要告他。他那時17歲，還沒拿到高中文憑，無法離開加拿大到美國為Google工作。於是Google想出辦法，讓Gadea以實習生的名義，每年到Google與他們的電腦團隊一起工作幾個月，成為Google 最年輕的軟體工程師之一。等到Gadea高中畢業，便正式加入Google。

（這位則是最年輕的女創辦人：史上最年輕的女性上市公司創辦人，教我們如何在 AI 時代保持人類的優勢）

Larry Gadea（圖片來源：Forbes）

2.創業機會來自於別人眼中的瑣事

Gadea總共在Google工作了四年，但他始終想要創業。雖然不知道要從何開始，但Gadea總覺得應該到一個初創的環境，一切都還在混亂階段中的小公司去磨鍊。

Gadea的部門經理，是當初引薦Gadea進入Google的人。當他知道Gadea的想法後，便建議Gadea可以到當時剛成立的Twitter，而且還向Twitter的CEO推薦Gadea。隔年，Gadea便轉到Twitter擔任基礎架構工程師（Infrastructure Engineer），是Twitter 創立初期50名成員之一。

2013年，Gadea 創立Envoy，目標是為上班族「創造更美好的工作環境」。由於在辦公室環境中，有關接待訪客、簽收包裹，及預訂會議室等行政事務，對於維持企業的日常運作而言，都是很重要的基本工作，但在員工眼中，卻又不是那麼重要，許多人都視為瑣事。於是Gadea從這些沒人想做的事情上看到了機會，當時他25歲。

（這兩個人待過Envoy，後來也成立自己的公司：讓數據交換像語言交流一樣順暢無阻！這家新創公司用翻譯機概念，讓外行人也能輕鬆整理大數據）

四年後，Gadea獲選為富比士雜誌2017年度「30歲以下科技企業家」的30人之一（Forbes 30 under 30 Enterprise Tech）。那時有許多矽谷大咖，包括Salesforce的執行長 Marc Benioff，及知名的創投公司Andreessen Horowitz等，都投資了Envoy，總投資金額達1,600萬美元。

（圖片來源：Forbes）

3.管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統

Envoy研發的「訪客管理系統」，在訪客進入公司前會先請他們拍照，並在iPad上簽署一份文件，以檢查其身份是否在企業控管名單中（例如離職員工），或是阻止不必要的訪客進入。系統會詢問訪客最近14天的健康情形，如果有生病，則會阻止其進入，以確保工作場所的安全。

訪客可以下載Envoy的行動App辦理登記，准許進入後，系統會發給訪客通行證，提供辦公室或會議室的路線指示，並通知公司員工訪客已經到達，及來訪的人數。通行證能確保訪客只在前往會面的路線上行進，不會自行跑到公司其他地方，或出現在工作場所的管制區域。訪談結束後，系統會調查訪客的意見，以確保他們對公司留下良好印象，以維繫公司的品牌形象。

Envoy的「訪客管理系統」可以協助企業自動管理他們的訪客，員工不需要花時間陪訪客辦理簽到，也不必因為擔心訪客會亂跑而一直陪在旁邊，便能節省時間，專注在更重要的工作上。現在每天有超過13,000個工作場所使用Envoy的「訪客管理系統」，全球有超過6,000萬個訪客用Envoy系統辦理登錄。

Envoy的會議室管理系統「Envoy Rooms」，則能協助員工快速找到公司內能用的會議室，節省團隊等待的時間。

根據經驗，當員工要預訂會議室時，通常會先將整個上午或下午的時間都訂滿，以確保會議能順利進行。其結果是，有14％的會議沒有按時開始，還有25％的會議預訂根本不會發生，因此浪費了員工的等待時間，也浪費了會議室的空間。

Envoy Rooms可以安裝在會議室外的iPad，上面分別以綠色（尚需等待時間）、黃色（閒置中），及紅色（會議已進行時間）來顯示會議室使用情形。員工也可以使用Envoy的行動App來瞭解各會議室需要等待的時間，及尋找臨近可使用的會議室。

（圖片來源：Envoy）

找到會議室後，員工輕拍iPad螢幕辦理報到（Check-In）。如果會議時間開始5分鐘後沒有人報到，系統便會自動釋出空間給其他的等待者；如果會議提早結束，使用者離開會議室後，系統也會通知後面的等待者。

Envoy Rooms可以產生並提供有關會議室實際使用情況的分析資料，管理者可以看哪些會議室最受歡迎，哪些會議室需要重新設計才能更有效利用。透過分析和節省空間的功能，企業便能更輕鬆的規劃辦公室的空間。

2017年，Envoy推出「郵包管理系統」（Envoy Deliveries），能將寄到公司的郵件及包裹迅速的交到正確的員工手中。

當公司收到郵件時，承辦人員用Envoy App掃描郵件上面的名字或條碼，便能迅速找出收件人是哪一位員工，並立即通知對方領取的地點，例如到企業總部，或是在辦公室的大廳領取。如果員工是在家工作，Envoy也能迅速安排轉運事宜。

當員工收到郵件後，在系統上完成簽收即可。如果有郵件遺失，透過系統便能查看郵件是否曾經到達公司？由何人簽收？以確保郵件都能安全的交到正確的人手中。

根據Envoy的調查，「郵包管理系統」能減少公司裡30%的郵件堆積，並能分析何時的信件包裹最多；對於無人認領的郵件，也能儘快處理而不至於堆放過久。自郵包系統推出以來，Envoy已經幫企業掃描超過一百萬個包裹，解決了辦公室員工包裹數量激增的問題。

Envoy的平台能與Slack，Microsoft，Aruba等第三方工具，及其他五十多個應用軟體結合在一起。無論是郵包系統、會議室系統，還是最早開發的訪客系統，都可以整合在企業現有的應用軟體中，以省去員工還要適應新系統的麻煩。

Envoy的整合分析功能（圖片來源：Envoy）

4.生涯中的最大挑戰，促成了產品的調整與擴展

從2013年成立，一直到2020年為止的七年，Envoy一直都是以實體辦公室的應用為產品的開發核心，但Covid-19的大流行，迫使辦公室及會議室從實體走向虛擬，重創了Envoy的核心業務。

許多人對Envoy的印象，是Envoy的產品能帶給訪客很棒的體驗，但現在沒有了訪客，Envoy何去何從？

Gadea面臨了職業生涯中最大的挑戰，他想起了父母所帶給他的成功典範，於是重新思考了如何將辦公室活動整合在一個平台上，將所有的活動組件整合在一個工作場所的作業系統中。

這些活動組件，包含如何在大流行期間讓工作場所更安全的設計。例如用系統管制辦公室內的訪客及員工總人數；訪客及員工進入辦公室前，均須經儀器掃瞄體溫，並回答「健康問卷」；辦公室大門、房間，用行動App即能開啓，不須用手碰觸；與世界衛生組織（WHO）的Covid協定（protocols）連結，讓人們可以在安全的環境下，繼續從事重要的工作等。Gadea表示，這種產品的調整和擴展，不僅對Envoy的業務至關重要，對於許多想要在這個新環境中，安全的重啓活動的組織也有益處。

Gadea在Covid-19限制企業活動期間，重新思考了產品的定位及調整他們的服務。他們不斷的思考「我們能提供什麼協助？」、「針對這種情形，我們能做出什麼？」他們協助企業建立「辦公室安全資源中心」，趁此機會讓人們覺得Envoy能使他們更安全。Envoy在這段期間，研發的速度更快，推出產品的速度也更快。他們為企業的員工而努力，也同時努力鍛鍊自己的「肌肉」，以因應未來任何嚴峻的挑戰。

（化疫情為轉機的還有這家公司：工作壓力讓你喘不過氣？來去露營吧！他把共享空間從室內推向戶外，打造出估值三億美金的「戶外Airbnb」！）

Amazon創辦人貝佐斯在他親述的自傳《創造與漫想》（Invest &Wander）中提到，他反對企業用小恩小惠留住人才。一個人為企業工作的原因，不應是著眼於辦公室的免費按摩及鄉村俱樂部的優惠，而是能從事重要的工作。Envoy的服務，正是代勞員工眼中的瑣碎事務，讓他們可以專心在更重要的工作上。

目前全球有70幾個國家的企業，包括Slack、Pinterest、Warby Parker、Lionsgate 及 L’Oreal，超過14,000個工作場所，都使用Envoy的辦公室管理系統。Gadea的願景，是在十年內讓所有的上班族都能藉由Envoy的協助，在最現代化的辦公室中上班。