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不想讓聽眾睡著?那你該學會這6項簡報技巧

2016-09-21
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簡報除了可以幫助創業家獲得資金之外,還可以找到更多資源,像是合作夥伴、聘僱員工、行銷等等。要如何設計出好的簡報內容,吸引聽眾注意力,是一項很重要的職場技能!

本文六大重點:1.簡報前置作業:收集資料和進行思考。2.別廢話,好的簡報就是要快、狠、準。 3.簡報別複雜,盡量簡單具體有條理。4.簡報內容別Bull Shit,坦率才是王道。5.總結並非結束,要有加值的後續行動。6.除了籌資金,用簡報建立關係更重要。

 

1.簡報前置作業:收集資料和進行思考

在簡報前,你需要先了解會議室中聽眾的基本背景。然後準備好自己的簡報器材,像是轉接頭、筆電等等。另外,也將你的簡報內容印製成紙本,以防止電腦無法播放的意外。

當你準備開始簡報,你需要先問自己「我有多少時間可以報告?」然後再思考「有哪三個重點必須傳達給大家?」最後判斷「提供大家多少時間進行發問?」

 

2.別廢話,好的簡報就是要快、狠、準

簡報的前60秒是關鍵,但是很多創業家都深信簡報就像說故事,習慣從自傳說起,接著嘗試說服投資人他們是很棒的團隊。然而,這種簡報模式容易造成困惑,讓聽眾無法快速了解團隊的創業項目。

所以,好的簡報模式應該是一開始就直接切入核心主題,讓聽眾一開始就清楚知道團隊的目標以及正在執行的任務。

開始簡報時,你需要遵從10/20/30原則:10頁簡報內容,20分鐘完成報告,30號字體大小。

將簡報內容濃縮成10頁是希望簡報者可以只專注在重點內容。由於大部分會議都會延後開始,為了將會議限制在1小時內,報告就必須控制在20分鐘完成。最後,使用30號字體,能夠讓簡報變得易讀,而非密密麻麻的一堆文字。

很多人會擔心簡報內容太短是否意味準備不足,但是越精簡的簡報反而越容易勾起聽眾的注意力,並引導他們詢問各自有興趣的問題。相反的,越冗長的簡報往往容易讓聽眾覺得沉悶,失去專注力和耐性。

最理想的簡報流程應該是,首先告訴大家你做了什麼,接著你如何解決遇到的困難,最後你的產品可以怎麼吸引大家的目光。

 

3.簡報別複雜,盡量簡單具體有條理

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(圖片來源:Flickr

 

報告過程中盡量保持一個人說話。大部分團隊會要求每位團隊成員都要報告,認為這樣做才能讓投資人更認識整個團隊。但這種做法往往呈現反效果,因為每個人的報告風格不同,反而容易造成聽覺上的錯亂。

簡報者在報告時也要不斷詢問自己「所以呢?」這麼做可以幫助你將資訊傳達更清晰。因為我們很常在報告過程中只說出一個概念,而沒辦法具體地將整個事情完整呈現,無法帶給聽眾太深刻的印象。所以,我們可以利用自我詢問的方式讓簡報內容變得更清晰。

 

4.簡報內容別Bull Shit,坦率才是王道

很多創業團隊在簡報時,都會發下豪語:「我沒有競爭者」。但是沒有競爭者的另一個意思,可能是這個市場不賺錢,所以才沒競爭者。換句話說,一個新創團隊或多或少一定會有競爭者。

有經驗的投資人都知道,創業到處是風險。因此,當投資人詢問創業風險時,你不應該刻意去隱瞞。這不僅將會失去信任,還會被認定為不夠專業。所以,聰明的做法應該是:明確在簡報中列出1-3項可能的風險,並清楚說明如何有效地解決,才能提昇聽眾對你們團隊的信心。

 

5.總結並非結束,要有加值的後續行動

有時候,聽眾會在你簡報過程中打斷或是評論你的報告,別急著與聽眾爭辯對錯。最好的做法是,拿起筆然後記錄他們的建議,也許他們的想法未必正確,但他們提供的意見或許就是一般人都會產生的疑問。所以做好記錄,對你的創業將有幫助。

一個好的簡報,最後一定會有總結。這個總結除了包含簡報內容外,應該還要整理剛才聽眾提出的疑問,確保你清楚理解他們的問題。若有些問題無法當場回答,就轉告對方你會回去思考再給予回覆。

最佳的處理方式是,結束簡報後盡可能在一天內解決對方的問題,並給予回覆。除了回覆原有問題外,若有辦法再額外提供加值的資訊,會更棒!

 

6.除了籌資金,用簡報建立關係更重要

透過向投資人簡報籌措資金固然重要,但拿錢只是第一步。更重要的是,與他們建立關係。一旦創業團隊與聽眾建立友好關係,就有機會運用他們的人脈為公司找尋員工及開拓新市場。

在建立關係過程中,你需謹慎評估,因為並非每個投資人都很友善,有些非常自私,甚至還會想要把新創公司的股份吃掉。因此,你可以透過簡報互動,評估聽眾的建議是否有建設性、是否足夠了解市場、是否對團隊遭遇的問題充滿熱情,若符合這些特質,那就趕快建立友好關係吧!

上述6個簡報技巧除了適用於創業團隊之外,對於在職場上工作的朋友也非常受用!所以,趕快學會這些簡報技巧,然後將它們靈活套用到自己的職涯規劃上。

 

參考資料:

1.The Art of the Pitch

2.The Minimalist Guide to Pitching

3.What I Wish I Knew Before Pitching LinkedIn to VCs

 

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