大師智慧

老闆與員工需要不同的時間規劃!Y Combinator創辦人教你提高工作效率

2017-01-01
%e9%a6%96%e5%9c%962

新的一年到了,又該是回頭檢視自己上一年工作表現的時候。矽谷創業加速器Y Combinator共同創辦人Paul Graham將工作者分為管理者(manager)與創造者(maker)兩種型態,並指出兩者有不同的規劃時間方法。

本文三大重點:1.行程密而多,純管理者以短時間規劃行程。2.維持專注力,純創造者需要完整不間斷的時間規劃。3.集中零碎時間,身兼管理與創造者需要彈性規劃。

 

1.行程密而多,純管理者以短時間規劃行程

大部分的老闆都是按照管理者的方法規劃行程表,他們透過每一次與工作團隊的會議,討論計畫、決定策略、定期檢視成果、維持合作感情。為了有效率的處理眾多會議,管理者通常將一天的工作時間以一小時,或是以一個會議的時間為單位做分割。

也就是說,管理者一天的行程表可能由許多會議組成,時間可被分的很細,生產力不會被打斷。且越忙碌的人,越容易將行程的時間單位切割越小,台海兩岸知名創業家李開復便是最好的例子。

李開復曾在蘋果、Google、微軟等IT部門擔任要職,目前在中國經營「創新工場」,擔任董事長一職。生活忙碌的他,也有時間不夠用的困擾,為了更有效運用所有時間,他將時間表以15分鐘為一個單位,並每天做紀錄。一週過後,回頭檢視每天的每個15分鐘,看是否有哪個活動占太多比例,又或者哪個時段能更有效率。

 

2.維持專注力,純創造者需要完整不間斷的時間規劃

創造者像是作家、程式設計師、音樂製作人等等,他們的時間規劃與管理者恰好相反。創造者工作時需要一段較長且不被打擾的時間,至少以半天或一整天為一個工作單位,好讓他們能專心完成一件案子。

也就是說,創造者需要一段長時間工作,來維持生產的專注力。但是創造者工作之餘仍需與管理者定期開會,而安排不當的會議對創造者而言,就是個噩夢。舉例來說,若是老闆把會議排在下午兩點,創造者原本下午完整的工作時間就會被切成一半,還可能連帶影響早上工作心情,導致專注力與生產力也同時下降。

 

hate-your-job

(圖片擷取:mia)

 

創造者生產力下降代表著公司整體競爭力下降,為了避免此情況,聰明的領導人在安排與團隊互動的行程時,應該將此因素考量進去。Paul Graham與所投資的新創團隊見面時,就是採用此種原則。他將會議時間安排在下班前的最後一個時段,而不是安插在早上10點或下午3點。如此,不論對方是否為創造者,都能減少對彼此的打擾。

 

3.集中零碎時間,身兼管理者與創造者需要彈性規劃

在實際情況,很多人並不是純粹的管理者或創造者,而是同時擁有兩項身分。此時,規劃時程表時就更要掌握兩個型態的特點,各取其優點,才不會一整天瞎忙一場。

Paul Graham對此分享了自己在創業初期,是管理者同時也是創造者的規劃時間方法。創業初期為了能與同事積極開會,討論種種計畫,且自己又能擁有一段無人干擾的時間開發專案,Paul Graham將一天切成三部分。

第一時段:從晚餐後到凌晨3點,是他在家專心研究專案的時候;第二時段從凌晨3點休息到11點;最後一部分是中午11點到晚餐前,到公司按照管理者的步調上班。如此一來,Paul Graham便能在24小時內,同時兼顧兩種工作型態。

 

pg

(圖片擷取:ROB SOBERS)

 

即使一般人可能無法像Paul Graham一樣拚了命的工作,但是透過Paul Graham的經驗,我們可以知道即使同時身為管理者與創造者時,仍能透過正確的規劃,使得工作效率最大化。例如將會議時程集中、固定排在某幾天,而其餘時間則完整的保留給創意時段,讓管理者與創造者之間取得最佳的平衡。

然而絕大多數的企業文化都是老闆說了算,創作者往往單向接受管理者的安排。但是Paul Graham認為在團隊中,雙方應事前協調、溝通,減少摩擦。創造者可勇於提出不希望被打斷的工作時段,或是協定新的開會方法,而不是帶著不滿的心情開會,降低生產力。事前溝通看似麻煩,但其實才是最能減少衝突,增加效率的根本解決辦法。

對於創造者來說,除了免除會議等公事的干擾,同時自身也要降低其他外務,以維持專注力。

蘋果橘子經濟學共同作者Stephen J. Dubner,身兼管理者與作家的他,曾在其部落格上大力贊同Paul Graham對於工作時間表的分析。並分享當他身為創造者在寫作時,會關閉所有的通知,包含電子信箱、手機,以及朋友的邀約,專心致力於當下的工作。

 

schedule

(圖片擷取:ccafinearts)

 

不論你屬於哪一個類型,在規畫行程表之前,應先釐清目標,才不會在盲目追求效率工作的同時,當了時間的奴隸。美國著名管理學家史蒂芬·柯維(Stephen Covey)建議,每週可花一固定時間,自我評估當週表現、檢視長短期目標與夢想,再依此調整下週記劃。

Paul Graham提出管理者與創造者之間的差別,是為了扭轉現今大部分企業忽視創造者工作型態的情況。不過鮮少有人是純粹管理者或創造者,因此沒有絕對的時間規劃,唯有找出自己屬於何種工作型態,規劃合理且彈性的計劃表,才能找到最適合自己的一套方法。

 

參考資料:

1.Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

2.Can we be both makers and managers?

3.Maker vs. Manager: How To Schedule For Your Productivity Style

4.Read This If You Hate Meetings

5.立刻停止瞎忙!你一定要做的7件事

 

推薦閱讀:

1.Email其實是你沒有效率的元兇!你該學會的「80/20」時間管理法則

2.沒時間閱讀?比爾蓋茲、馬克祖克柏教你「5小時原則」

3.從Airbnb與Facebook的成功,學習如何與創業夥伴相處

上一篇
下一篇

相關文章

Bitnami