創新點：平時養成「新聞稿」整理成就的習慣，不急著為自己辯護，輕鬆總結年終報告。
本文3大重點：1. 用「新聞稿」規格整理成就。2. 不僅回顧過去，也要展望未來。 3.不急著辯駁，問問題讓回饋更有價值。
本文獲 First Round Review 授權進行編譯，原文為《Elevate Your Performance Review Conversations with these 12 Expert Tips》
1. 用「新聞稿」規格整理成就
每到年底，你是否也有這樣的困擾：坐在電腦前面對一片空白的年度報告，不斷在電子信箱裡翻找過去一年來的郵件、文件，努力總結成果？
Brie Wolfson
AI科技公司「LangChain」的行銷主管Brie Wolfson提供了一個好方法：他認為每一項完成的工作都值得發布一篇「新聞稿」作為總結，因此建議大家平常就可以照著以下格式，養成順手記錄工作的習慣：
- 頭條標題
- 一句話總結這項工作
- 這項工作產出的3-5件具體成果
- 主要的時間花在哪裡、從中學到的洞察和學到的經驗
- 這項工作產生的影響有哪些
- 對團隊、公司的主要貢獻
- 從團隊成員或是內部、外部使用者得到哪些正面評價
- 圖像 (圖片、照片或截圖)
- 完成工作的過程中產生哪些情緒
- 在完成這項工作的過程中你最自豪的點
- 你的下一步，以及從中看見的機會、阻礙或擔憂
(具體該怎麼寫？可以參考實際範例)
長期累積下來，這些新聞稿當中的具體成果很容易就能摘要出年度報告，而當下記錄的情緒、洞見和經驗可以很快喚起回憶，也為接下來要解決的問題設定目標。
2. 不僅回顧過去，也要展望未來
年度報告裡，除了整理過去一整年的成果，設定明年的年度目標是另一個重點。
(圖片來源：Pixabay)
Molly Graham曾擔任Google和Facebook的公關和公司文化主管，他會在專案結束時採用「回顧與展望」的方式來為整個專案收尾、延續。Molly建議大家，不妨在每年的整理績效清單時，用以下的問題：
回顧：
- 你最喜歡這個專案的哪個部分？
- 你最討厭這個專案的哪個部分？
- 你學到最重要的是什麼？
- 如果有類似的工作，你想多做些還是少做點？
- 如果再做一次，你會做什麼調整？
展望：
- 下個挑戰是什麼?
- 下個職業生涯目標？
- 現有的職責、公司的經營有什麼你認為應該做卻還沒有人做的？
Molly認為，透過這些問題能讓主管對你有更加明確的定位：什麼是你擅長做的事？什麼是你喜歡做的事？管理者若能依據每個人的熱情與長處把人放在對的位置、指派適當的任務，個人的職涯成長和公司的目標就能更好地契合。
3. 不急著辯駁，問問題讓回饋更有價值
年度報告完成後，接著會和主管進行面談，這時可能會聽到類似的回饋：「對某項延誤的專案，你應該可以多嘗試幾種方式避免」；基於本能，我們常常會下意識為自己這麼辯護：「我已經確定了所有內容，但主要是行銷團隊延遲交他們負責的部分」。
Shivani Berry
以上的例子是領導力培訓機構「Shivani Berry」創辦人Shivani Berry的親身經驗，他事後反思：「這種防禦性的解釋效果並不好，我的經理對我的領導能力產生了質疑，而且未來對於提供回饋變得更加謹慎」。
Shivani認為，要回應這類的建設性意見，我們可以透過發揮好奇心並提出問題來了解更多。除了獲得對回饋提供者的觀點的寶貴見解外，提出問題還可以幫助您澄清他們實際上在說什麼，讓你能夠以更準確、更有洞察力的方式處理資訊。
以下是Shivani的建議：
- 你看到我表現出這種行為的例子是什麼？
- 為了確認我對你的理解是正確的，你是這麼說的嗎？
- 哪個部分你覺得「很好」、哪個部分你覺得「別再做」？
- 你認為誰在這方面很厲害？
- 您期望10%的改進具體該怎麼計算？
- 這件事如何影響你對我整體表現的看法？
- 如果你是我，你會嘗試改變的第一件事是什麼？
「問這些問題讓我有時間冷靜下來，幫助我擺脫自己的想法，讓我更好地理解回饋」Shivani說。
另一方面，也要感謝給你回饋的對象並花時間反思，問自己：
- 此回饋的哪一部分是真實的？
- 我有看過其他人犯過這個錯誤嗎？
- 我到底在哪裡不同意這一點？我可以用具體的語言表達我的觀點嗎？
「回到上面的例子，我的經理告訴我應該採取更多措施來確保專案及時交付後，我花時間反思並意識到我與行銷部門的同事溝通可以更密集，以確保專案步入正軌。我的責任是確保專案順利推進並消除任何障礙。」Shivani說：「我後續和經理的一對一溝通時，和他分享了這個想法，讓他更清楚地認識到我哪些地方沒做好、哪些做得好。」
但如果經過反思後，我們仍然不同意收到的回饋，Shivani建議這麼做：「如果我不同意經理的回饋，我仍然會反思並跟進。在這種情況下，我會解釋我的觀點（最好有具體資料作為佐證）以及為什麼我認為他的觀點不完全準確。這將是改善我們兩人之間溝通的好機會」。
(同場加映：同事不願意給你具體的回饋？用這 3 個技巧，讓同事幫助你變得更好！)
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