創新點：在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。
本文2大重點：1.避免分心，讓任務變有趣。2.專注重點，向懶惰妥協。
本文獲 First Round Review 授權進行編譯，原文為《Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time》
想像你的一天是一個罐子，裡面要裝好多事情。事情有分「要事」與「雜事」，如果分別用「石頭」及「沙子」來作代表，則你應該先做哪一樣，才能讓一天的收穫滿盈，放進最多的石頭及沙子？其要訣，就在時間管理。
大家都知道時間管理的重要性，不只是為了要在有限時間裡獲得最大效益，而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病，如果能懂得避免，就能節省時間，提高成效。
1.避免分心，讓任務變有趣
史丹佛大學教授，同時也是暢銷書「鉤癮效應：創造習慣新商機」作者的Nir Eyal (首圖) 表示，會「分心」是人的天性，再加上現代人養成滑手機的習慣，讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注，並在不工作時完全抽離。
「分心」的原因，是身體對所處環境感到不舒服，想要改變的制衡反應，稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套，會熱時想脫掉外套一樣。因此，當我們無聊時想瀏覽新聞，寂寞時想查看臉書，不確定時想搜尋Google，都是想擺脫困境的反應。但次數多了，就會養成滑手機，浪費時間的習慣。對此，Eyal提出三個改善的方法：
(圖片來源：Storm)
第一，自我探索，記錄什麼時候會分心：
你可以自問想要擺脫的情緒是什麼？是無聊、寂寞、不確定，或無法勝任工作？當自我探索時，要注意是抱持「好奇」的心態，不要驟下斷語，才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時，才能找出處理情緒的方法，而不是反覆想用分心去擺脫它。
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當開始注意自我感覺時，還要對自己多所包容，因為每個人都有想逃避工作的時候，但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做，例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索，當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時，就要再探討更深層的理由，或許是這工作並不適合你了。
第二，自我設限，杜絕干擾源，建立「尤里西斯約定」(Ulysses Pact)：
這名稱來自希臘神話，相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫(Sirens)」居住的小島，為了避免塞倫用歌聲誘惑，於是要船員用蜂蠟封住耳朵，並將他緊綁在桅柱上，才安全度過危險水道。
面對會讓人分心的誘惑，要像尤利西斯的自我設限，將自己鎖定在任務中，才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一，但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時，會使用一款名為「專注森林」(Forest)的APP，在特定時間內阻止手機干擾。
「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感，鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時，先將讓人分心的網站，例如臉書、Reddit等輸入黑名單(Blacklist)。當需要專心時，打開「專注森林」並種下一顆樹苗，然後關閉手機開始做事，30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站，則這棵樹就會枯萎而無法長大。
(圖片來源：Chrome)
除了找APP幫忙外，你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情，然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督，一起來對抗分心，才不會單方面占用了對方時間。
第三，重新構想，讓任務變有趣：
透過其他觀點，讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件，如果令人覺得無聊，便可以賦與這簡單工作更大意義。
首先，可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節，如此任務便有了必要性及價值。其次，加強任務的難度，例如要求自己要在一小時內完成，讓原本寬鬆的任務變得緊湊，壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。
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最後，在完成了任務後就給自己一點獎勵，例如去吃點喜歡的東西，或去聽一場演唱會，讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待，希望加快腳步完成任務，好享受這份奬勵。
2.專注重點，向懶惰妥協
時間管理除了要專注在任務上外，還須專注在「重要」的任務上，才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」，不重要的事情比喻為「沙子」。所以，手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」；其他像是電子郵件、不太重要的會議，以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等，便是「沙子」。
(圖片來源：Balanced Action)
Saxena請你將一天想像成是一個罐子，如果都是在處理一些小細節，就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣，罐子很快就會被填滿，並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上，撥出時間去完成它，則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。
對於事情的輕重緩急，可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的時間管理四象限，依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等4部分，然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。
為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上？因為重要的事情通常複雜，需要花時間處理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情，表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理，品質自然不佳。因此，應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上，平時即多花時間構思規劃，才能從容不迫將事情做到盡善盡美。
(圖片來源：經理人)
至於電子郵件的處理，也可以依重要性嚴格區分其優先次序，然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件(沙子)，Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」，不用立即處理。
人都有懶惰的一面，但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾蓋茲曾說，他喜歡僱用聰明且懶惰的人，因為他們知道如何以最快方式解決問題。在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。因此，我們可以藉由「懶惰」，只關注在本週重要的事情，有空時再慢慢處理其他部分。
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Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件：「我會快速用眼睛掃描一下，看看最重要的郵件是什麼，並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係，我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的，這可能是你自己想這麼做，並不是別人對你的期待。」
所以，Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為：「可以對沙子妥協，但不能對石頭妥協。」對於「沙子」，Saxena會等到星期五的一天結束前，才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件，以確保沒有遺漏任何東西，並可以在下週一重新開始。
現在，你何不就與Saxena一起利用時間將手邊的電子郵件做個清理。而明天的下一篇我們將繼續為你介紹另外兩個更精彩實用的時間管理方法……
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參考資料：
1. Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time
3. Time Management Matrix by Stephen Covey – Urgent vs Important
4. The Founder’s Guide to Discipline: Lessons from Front’s Mathilde Collin
6. How Front Founder Mathilde Collin Raised $66 Million From Sequoia In Five Days
