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Facebook辦公室長什麼樣子?我們可從中學到增加工作效率的5種方法

2016-10-12
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開放式辦公室席捲全球,但也延伸出一些問題,像是有員工抗議會受到干擾,無法專心工作,因此有了「平衡式工作空間」的出現。辦公室的環境設計將會大幅影響員工的工作效率與氛圍,本文分享打造最適合員工辦公空間的五大注意事項。

本文四大重點:1. 矽谷巨頭帶起開放式辦公室風潮。2. 未必要開放式辦公室,企業主的第三選擇!3. 五大重點,打造成功平衡工作空間。4. 企業文化才是重點!

 

1. 矽谷巨頭帶起開放式辦公室風潮

2015年3月臉書啟用新總部,由數位建築先驅法蘭克蓋瑞(Frank Gehry,為獲得普利茲克獎的美國知名建築師,著名作品為鈦金屬打造的西班牙畢爾包古根漢美術館)打造,占地1萬2千多坪(約十個足球場大小),是全球最大的開放工作空間。其中 2800 位員工可以在開放式的辦公室中直接看到彼此工作、開會,連臉書執行長佐克伯的位置也與普通員工無異。

 

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(圖片擷取自QUARTZ網站)

 

而 Google 的辦公環境也是經由貼心的設計完成,在同一層樓就可以包括四到五種不同風格的辦公空間給員工選擇。雖然世界各地的辦公室都長得不同,但都包含幾種設計:在地文化的物品、共同空間、電玩與撞球檯、咖啡廳與廚房。除了提供無限量的食物和飲料,還有各種風格的休憩空間,讓員工能把公司當作自己家,舒適地工作與開會。

 

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(圖片擷取自fubiz網站)

 

自從矽谷的兩大巨頭 Facebook與 Google 採用開放式辦公室,美國吹起一陣開放式辦公室的設計風潮。其他的知名網路企業 Airbnb、Dropbox 皆模仿這種辦公室設計,希望能提升員工的辦公環境。

甚至是美國紐約市政府都開始改造辦公環境,試圖改變政府的工作氛圍並增加工作效率。前紐約市長麥克·彭博(Michael Bloomberg)於就任後,將原本由牆壁隔離的傳統辦公室搬離至一個大的會議室中。用隔板格出約 50 個辦公桌,而市長就坐在50個座位的最中間。

 

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圖片來源

 

紐約市政府這個開放式辦公室被稱為「牛棚(Bullpen)」,概念源自於華爾街的辦公設計。整個牛棚看起來就像是股票交易所,讓市府幕僚可以轉頭就與同事們討論公事,達到透明、直接的溝通效果、大大改變政府的官僚氣息。

開放式辦公室的熱潮讓企業主漸漸放棄傳統辦公室的設計,不再以隔間將各部門區隔,而是運用開放式的設計概念,讓員工們能更舒適工作。

 

2. 未必要開放式辦公室,企業主的第三選擇!

開放式辦公室擁有許多優點:視野寬廣,工作時不易因為狹小、擁擠的辦公空間而讓身心俱疲。員工無固定座位,可在空間中彈性選擇辦公地點、易促進跨部門的溝通,並提升工作效率。對於企業來說,開放的工作空間更可以省下裝潢與硬體設備的費用,一舉兩得。

但這種辦公設計卻也衍伸出一些問題,根據美國華盛頓郵報的報導,那些在開放式辦公室工作者比在私人空間工作還容易生病。開放式的空間,容易受到其他員工干擾,造成不能專心、工作效率變差的情況。有些員工需要安靜與獨立的空間讓自己更有效率地完成工作,開放式辦公室就會造成這些人的困擾。

許多人開始探討辦公室設計的議題,如何讓員工可以在舒適的環境中發揮實力,甚至如何運用辦公室環境促進創新想法,這些都是設計中需要注意的事情。因此為了融合傳統辦公室與開放式辦公室的優點,出現了第三種的辦公室設計 ─ 「平衡工作空間(Balanced Workspace)」。

這種設計強調在開放式工作空間中加入多樣化的人性空間,包括幽靜、低干擾的房間,讓那些需要安靜的員工有較私密的工作環境,像是紐約的線上投資公司 Betterment 就是很好的範例。

 

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圖片來源

 

Betterment 的辦公室由開放式的辦公空間組成,擺設辦公桌、沙發、大型木桌和工作吧檯。此外,更有休息專用的小憩室和躺椅讓員工睡個午覺、廚房中有廚師會提供早餐與午餐、還有「圖書館」讓員工可以置身圖書館的寧靜氣氛專心工作。這就是結合開放與私人兩種不同優點組成的平衡工作空間,提供給被辦公室設計困擾許久的企業主參考。

 

3. 五大重點,打造成功平衡工作空間

如果能夠透過員工角度去檢視工作與空間的關係,才能夠設計出實用、好玩又展現獨特風格的辦公室。室內設計App HomeSuite 創辦人David Adams 提出以下五大設計重點,讓你能成功打造完美的平衡工作空間:

(1) 創造安靜空間

儘管開放空間有益團隊合作,但也會產生許多噪音。對於那些員工害怕吵鬧的員工,你就需要提供一個更安靜的空間。

試著放一個沙發在主要空間的角落,並標示不能講電話或聊天。也可嘗試在辦公室的周圍建造許多小房間,讓員工們能開會或是執行個人任務。

(2) 允許在辦公室中戴上耳機

每個人對於音樂都有不同的感受,有人習慣工作時聽著音樂,但有人卻覺得音樂會讓他更不專心。因此,與其在開放式空間中撥放音樂,不如讓員工能戴耳機聽音樂,讓他們能自由選擇要安靜工作還是聽音樂工作。

(3) 讓自然光照進辦公室

研究指出,員工若在充滿自然光的地方工作,能減少壓力並降低失眠的機率。這也是開放式的好處之一,辦公室是否能有大量的窗戶讓陽光照進室內,是好辦公室的因素之一。

因此如企業主在挑選辦公地點時,須注意那個地方必須要有舒服的景色,選擇大窗戶和有大量陽光的明亮處能創造更有效率與創意的團隊。

(4) 要讓員工離開辦公椅工作

朝九晚五都坐在辦公椅上、每日對著電腦螢幕打著文件,這些工作習慣對上班族來說非常傷身,而好的辦公室設計卻可以解決這個問題。

不同的環境設計能鼓勵員工起身動一動,像是站立式的桌子、瑜珈球、休閒躺椅和跑步辦公桌(Treadmill desks)都是很好的設計。此外,還可以設置足球、桌球遊戲桌,設定瑜珈活動或是冥想時間,讓員工在工作之餘主動做運動、放鬆身心靈。
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(圖片擷取自Youtube

 

(5) 辦公室無界限

傳統觀念中,上班族一定要在公司辦公室才叫上班,但現在越來越不同。工作場域已不再限制在辦公室,許多公司漸漸開放不同的工作模式讓員工能自由選擇。

像是全球知名電腦品牌戴爾(Dell Technologies)近期推動彈性工作地點計畫,目標在 2020 年時全球半數員工都可在家上班。根據 CNN Money 報導,戴爾目前約有四分之一的員工一週會在家工作幾天。除了固定地點上班的人,其他員工都可選擇在任何地方工作。

「只要能達成公司期望的績效,那就是你最好的工作地點。」戴爾人資部門全球總監 Mohammed Chahdi 表示。企業主如果能重新思考辦公室對於工作的意義,開放更彈性的工作地點給員工選擇,也許不用繼續煩惱辦公室的成本問題了。

除了辦公地點外,旅行能使員工更有創意。如果能讓員工透過國外出差,重新找回工作熱情、紓解工作壓力,何樂而不為?而員工旅遊也是非常重要的事情,透過旅行,可以讓員工更加團結、也能增加士氣。

 

4. 企業文化才是重點!

開放式辦公室、平衡式辦公空間,甚至是辦公室無界限,這些對台灣企業主來說可能都是新觀念。但其實最核心的設計理念就是要站在員工的角度思考,如何讓員工能在舒適、合理的環境中工作,進而使員工為企業創造更好的成績。

公司的「企業文化」則是影響企業如何對待員工。如果沒有重視員工福利,不管請再好的公司設計、再精美的辦公空間都只是擺設。企業在員工福利下功夫,員工也會盡力發揮所長完成工作目標。

Facebook 的總部之所以為全球最大的開放工作空間,是因為他的企業文化強調「自由、開放」。執行長與一般員工無異,大家工作時可以互相交談、隨時走動。因此營造良好的企業文化,才是真正讓員工們安心工作、增加效率的最佳解答。

員工除了挑選喜歡的辦公空間外,選擇適合自己的企業文化進入公司也很重要。仔細觀察你公司的企業文化,而不要只在意辦公環境。選擇適合自己的企業文化,你才能有效率又開心地工作。

 

參考資料:

1.Open City

2.Forget the ‘Open Workspace.’ Say Hello to the ‘Balanced Workspace.’

3.Study: Open Offices Are Making Us All Sick

4.A virtual tour of 7 of NYC’s coolest tech offices

5.Take a tour of Betterment, the $500 million New York startup with insane perks for its employees

6.Dell really wants you to work from home … if you want

 

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